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「あの書類、どこに入れたっけ。。。⁈」

棚に保管している書類の話ではありません。

PCの中に保管している書類のことです。

 

正確にはデータですが、こんな風な会話が

日常的に行われているんじゃないかと思います。

 

どうすれば

こうしたデータの行方不明事件を

無くす事ができるのでしょう。

 

 

 

PCの中から

欲しいデータがサクッと探し出せない

(行方不明事件が起こるのは)

 

ルールが決まっていない

共有されていない事が1番の理由です。

 

 

ルールとは

フォルダ名、ファイル名の付け方や

作成、削除に至る約束事です。

 

 

例えば

基本的な作成年号の表記1つでも

2022年2月12日を

 

「20220212」と表記する人と

「220212」と表記する人があれば

 

作成順に正しく

並んでくれなくなりますね。

 

ちょっとした事ですが

使い慣れたMyルールが

共有の中で使われない様にすることが

必要な訳です。

 

 

そういったルールのチェックも含めながら

行うPC内の整理は

リアルな棚や引き出しの整理と同じです。

 

全てのフォルダを開封しながら

1つ1つのファイルと向き合う事が

基本です。

 

 

実際にサポートさせて頂く中で

 

======================

「何で、このデータがここに入っているんだ⁈」

 

「これは、随分前に作り直した古い形式のですね。

今は全く使っていないです!」

 

「これは。。。何のために誰が作ったんだ⁈」

======================

 

といった事に気付かれます。

 

 

皆さんが共有してよく使用されるフォルダは

新陳代謝があるのですが

 

特定の担当者のみの使用や

年間を通して使用頻度が低いフォルダとの

温度差がある事に気付かれます。

 

 

先ず、そういった事への気づきが

PC整理で大事なことです。

 

 

全てのファイルの確認を行って頂いた上で

今後の事業展開を見据えた

新しいルールを

構築していただきます。

 

 

 

PC内もリアルな空間の片付けも

一度決めたルール(定位置)

一生ものではありません。

 

事業の変化に伴い

必ず見直しの時期がきます。

 

 

新たにフォルダを作成したり

不要になったモノは削除したり

 

(必要に応じては

「過去データ」として別保存など)

 

 

 

特に少数精鋭の会社さんでは

ルールが曖昧な傾向にありますので

 

定期的に見直されることが

作業効率を高める上でもお勧めです。

 

 

使用する人数が増え

フォルダがマイルールで

 

増殖し始めると

必ず混乱がおこります。

 

だから

混乱が起きる前に

 

フォルダの状況を

確認する時間をとる事が大事な訳です。

 

 

 

「時間が無い」を理由に

先延ばしをしていると

修正に掛ける時間の方が

数倍も多く掛かってしまうのですよ。

 

 

ため込むとね

見直しが本当に大変なんです。

 

 

 

 

見直しの仕方、仕分けの仕方など

よく分らなくて、、、

 

という方は一度ご相談下さい。

 

迷っている間にも

混乱はどんどん増していくので。

 

水口智恵美

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました。

 

 

 

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

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人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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