新しい「資料」は、どこへしまうの。。。⁈

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「これって。。。どこに・どんな風に

保管すれば良いですか？」

 

社長から渡された

新しいカテゴリーの保管資料に

戸惑っていらしたスタッフさんから

ご相談を受けました。

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・

 

業務に関する資料や

契約書類・雇用関連の書類など

 

日常的に発生・受理・保管/保存～処分と

スタッフさん達が管理できる様に

仕組み化できている会社さんです。

 

 

しかし。。。

「保管しておいてね‼」

と、いつもの様に社長から

渡された資料が・・・

 

これまで仕分けされている

仕組みの中に無い資料。。。

 

だから

『どうしよう・・・』と

なられた訳です。

 

 

 

こうした書類が

忙しさも重なって後回しになり

 

気付くと手が付けられない

山になってしまった・・・

と言うきっかけとなるんです。

 

 

 

ブログで繰返しお伝えしていますが

 

「収納」

「モノの指定席」は

永遠ではありません

 

 

だから定期的な見直しが

必要になるんです。

 

と、いうことなんですね

 

 

 

特に新規事業の立ち上げ時や

成長スピードが速い会社さんは

 

それに伴う「資材/知財」が

恐ろしいスピード感で

増えていきます

 

 

 

 

ある意味

嬉しい悲鳴でもある訳ですが

 

スタッフさんにとっては

『迷い』（後で）も生じやすくなります。

 

 

これまでのルーティンで

期限がくれば「差し替え」れば良い‼

とか

 

契約書や認定書など

「指定席」が決っている

内容に関しては

 

新規に入っても

何の問題も無く保管できます

 

 

しかし

今回のご相談の様に

「どこにも属さない」（指定席が無い）

 

といったモノが入った時

 

途端に作業の手が

止まってしまう訳です。

 

 

 

 

こう言った場合

どうすれば良いんでしょう。。。

 

 

ズバリ「こうです‼」と

 

実は、断言できないんです。

 

 

それは現状の把握と

どうお困りなのかをしっかりと

確認することが必要だからです。

 

＝おおよその想像はできます。

しかし、本当の意味での正解は

現場にしか無いのですよ＝

 

だから、スタッフさんに

聞き取りさせて頂き

ベストな方法を

一緒に考えていく訳です。

 

 

 

今回は付随する書類に紐付けて

一緒に保管しておくことが

担当のスタッフさんにとっても

 

「分り易く腑に落ちます」

との事だったので

その様なルールになりました。

 

 

しかし今後

この様なケースが増えてきた場合は

新たなカテゴリ―を作るコトも

検討していく方向になります

（ルールが変わります）

 

 

＜プチ情報＞

今回の資料

ポケットファイルの綴り保管で

2穴のリンクファイルをお使いでした。

 

しかし

追加資料が厚さのある冊子だったので

30穴のリンクファイルに

替えて頂きました。

 

 

ちょっとした事ですが

この差は

日々の使い勝手に

大きく影響するんですよねぇ

 

 

収納は

永遠ではありません❣

 

 

日々の業務効率を下げないためにも

 

『片付け』の

定期メンテナンスを

お忘れなくデス

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります