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オフィスの片付けでお悩み!処分できる書類の見分け方コツ3選

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オフィスの書類整理で1番のお悩みは

 

「捨てちゃいけないと思ってました。。。」

「よく分らないんですよねぇ。。。」

 

残しておかなければならない書類と

処分して大丈夫な書類の

区別/基準が分からないという事です。

 

今日は、

処分できる書類の見分け方コツ3選

と言うお話です。

 

 

 

 

お客様からご相談を受けて

拝見したオフィスの棚は

 

背表紙にタイトルが付けられた冊子が

整然と並んでおり

一見整っている感じでした。

 

しかし

 

もう何年も見直していないので

無駄なモノ(書類)があるはずなんです‼

 

PCのファイルとの連動も

視野に入れており

棚の冊子全てを

確認したいんですが。。。

 

この量。。。

何処から手を付けて良いものか。。。

我々だけでは、お手上げです。。。冷や汗 (顔)

そんなご希望に沿って

一冊一冊の中身を見直していきました。

 

すると。。。

本当に必要な書類は半分以下に!

1/3以下までに減った冊子もありました。

 

本来、冊子に綴らなくても良い書類や

既に保存箱へ行くべき書類までもが

冊子に残され

どんどんと幅をきかせていた訳です。

 

 

結局。。。

現在お使いの幅広冊子は

殆ど不要になり

 

棚には1/3以上の空きができました。

 

これは決して珍しいケースでは無く

オフィスの書類整理のアルアルですわーい (嬉しい顔)

 

 

処分できる書類の見分け方のコツ3選

➀電子データ/原本がある書類

・データがあれば必要に応じて
いつでもプリントアウトできます。

 

・余分は置かない!とルール化すれば

リアルな保管場所は不要になります。

 

 

②最新版以外の書類

・情報はどんどん更新されます。

途中経過のモノが幾つもある状態は

ミスを起こすもとになります。

 

・常に新しい内容のモノを保管します。

 

・パンフレットやマニュアルも最新版のみの保管に。

 

*PCのデータもしかりです。

 

 

③1年以上使っていない書類

・いつか使うかも、と手放せない人が多いのですが

ナレムコの統計でも示されている通り

作成して1年経った書類が使われるのは

ほんの1%です。

 

*法定保存の必要のある書類は保存の準備へ

 

ナレムコの統計の記事はこちらです。

書類やデータの整理が必要な理由

 

 

書類整理は

慣れて頂く事が大切ですわーい (嬉しい顔)

 

まだ自信がないなぁ。。。

と感じる方は

 

リモートのサポートでも
充分にスキルを上げて頂けます。

 

ご相談は無料でお受け頂けますので

「書類整理の分からない」を

お気軽にお尋ね下さいわーい (嬉しい顔)

 

水口智恵美

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました

 

 

 

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

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人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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