不要な書類をため込まないための3つのコツ

Tweet

Pocket

1208pocket

書類が溜まると
仕分け作業をするために

まとまった時間が必要になります。

しかし。。。

そのまとまった時間が

確保できない忙しさ故に

更に未決のままの書類が

溜まっていく。。。

そんな負のルーチンから

抜け出すためには‼

請求書など電子でのやり取りが

当たり前の時代だからこそ

アナログで配送される

ダイレクトメール類に紛れ

重要書類への気づきが

遅れてしまうことが。。。

１・郵便物は、届いた日に開封する

郵便受けから取り出してきた書類。。。

確認するタイミングは決めてありますか⁈

“今は忙しいから後で！“と

後回しにした郵便物が未開封のままで

溜まっている。。。

といった状況をよく目にします。

郵便物は、その日の内に開封して

不要なモノはドンドン

減らしてしまいましょう。

この時、気を付けて頂きたい事があります。

それは。。。

折角開封した書類を封筒に戻さない！

という事です。

三つ折りで届いた書類を確認後

丁寧に三つ折りにし直して

封筒に戻して保管されている事が

実に多いのです。

「封筒で（要件）が分るんで」と

仰るのですが

結局は、開いて確認しないと分からない！

が、現実です。

では、どうすれば良いのでしょう。。。

1度開封した書類は

A4サイズに開いたままで保管して下さい。

⇑

（そうかぁ‼と、結構驚かれます！）

1案件ずつクリアファイルに入れ
名前をつけておく

までを開封の手順としておけば

見直す時が非常に楽です

２・ルールに従ってファイリングする

本来、会社で扱う文書は会社のモノです。

例え担当の案件であっても

個人で保管するのではなく

スタッフ誰でもが

共有の棚や引出しで管理できる

仕組みを創る事が重要ですね。

３・直ぐに判断できないモノは保留ボックスへ

保有か処分か。。。

直ぐに判断できない案件は

悩んでいる時間自体が勿体ないので

『保留ボックス』を作り、そこへ入れておきます。

その時必ず

案件名と期限（締切りや見直し日）を書いて

おきましょう。

『保留ボックス』は

あくまでも一時的な保管場所です。

1週間毎など、必ず見直して下さいね。

重要な案件（書類）が

不要な書類に紛れ込み

大事な機会を損失してしまった。。。

なんて事が起こりません様に

今日はこの辺で

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました

サポートプラン・価格表