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シーオーピーコンサルティング

オフィスの書類整理で押さえたい6つのポイント

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「社内の書類整理が

思う様に捗らないんです。。。」

 

といったご相談を多く頂きます。

 

何故。。。書類整理って

思う様に捗らなんでしょう⁈

 

それは。。。
多くの場合
『書類やデータ』の保管・保存に関する
明確なルールがないからです。

 

今日は

社内全員で是非”共有”して頂きたい

 

書類整理/ファイリングシステムの

6つのポイントというお話です。

 

 

 

仕事を効率的に行うためには

環境を整える事が大切ですが

 

特に「書類整理」を適切に行える事は

日々の業務を効率的に進める上で

欠かせない重要な事です。

 

 

しかし。。。現実には

書類整理の社内ルールが曖昧で

 

『書類やデータ』の保管・保存が

マイルールになっている事が多いんです。

 

そして。。。こんな問題が

実際に起こっています。

==================

 

□新しい人に明確な事が引継げない!

 

□PCのデスクトップに

 マイ・フォルダが一杯ある!

 

□最新フォルダがいくつもある!

  (どれが、本当の最新⁈)

 

□古い(過去)書類の置き場所がない!

 

==================

 

こんな風に

ルールが曖昧になりがちな

書類整理/ファイリングシステムには

明確な定義があるんですわーい (嬉しい顔)

 

 

書類整理/ファイリングシステムの定義

 

ファイリングシステムとは

 

組織体の維持発展のために必要な文書を

 

その組織体のものとして

 

必要に応じ即座に利用し得るように

 

組織的に整理保管し

 

ついには廃棄する一連の制度のことである。

 

 

ファイリングシステム6つのポイント

定義を分かり易く分解すると、以下の

6つのポイントが示されているんです。

 

 

①要らない文書は捨てる

 

②私物化させない

 

③すぐ取り出せる

 

④整理保管するだけでなく

 

⑤それを捨てるところまで管理する

 

⑥全組織的な制度

書類整理/ファイリングシステムで

重要な事は

 

文書に流れを持たせる

という事です。

 

 

毎年、滞らせることなく

廃棄年を迎えた書類を

自信をもって廃棄できる様に

なることが大切ですねわーい (嬉しい顔)

 

 

特に。。。廃棄する基準が

不明確で自信がない事から

 

「取り合えず。。。」と

倉庫に山積みされている訳です。

 

 

見直す事をせず

新しい収納空間を求めて

 

◆コンテナをレンタルしたり

 

◆まさかのベランダへ放置したり

 

と言った事が安易に行われていれば。。。

これは、だいぶ重症ですバッド (下向き矢印)

 

 

これでは根本解決にならないどころか

 

書類の山を移動するための

無駄な経費が

山積みされ続けていくだけですバッド (下向き矢印)バッド (下向き矢印)バッド (下向き矢印)

 

 

突然の書類提示にも

 

慌てることなく

取り出せる仕組みを創る事は

 

 

信頼を高める上でも

大事なことですねぴかぴか (新しい)

 

 

水口智恵美

 

事務所内・書庫の書類整理から
PCのデータ整理まで

サポート致します。

 

お気軽にご相談下さいわーい (嬉しい顔)

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました。

 

 

 

 

 

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

Profile

人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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