書類やデータの整理が必要な理由

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コロナ感染の情報は

お客様の周辺や

遠く離れた友人の職場などでも

かなり身近な問題となっている状況を

聞くことが多くなってきました。

 

感染者数や濃厚接触者の待機日数など

ドンドン新しい情報や数値が

Lineニュース等で届きますが

 

目まぐるしくて

思考の整理が追い付かない感じです、、、

 

 

 

 

コロナに関して

昨日もお客様から

今回のピークが収まるまで。。。と

 

リアルご訪問から

リモートへの切り替えご希望の

連絡を頂きました。

 

奥様の職場やお子さん達の学校でも

感染があったそうです。

 

濃厚接触者等の対象では無かったために

通勤や通学に支障はないものの

いつ自分事になっても

不思議ではない状況です。

 

 

今時は。。。

学校からの連絡はオンラインが基本で

 

以前。。。ご訪問中に

 

「あっ。○○（←お子さんの名前）

校門を出たみたいだから

そろそろ帰ってきます」と！

 

そんな情報が親御さんの携帯に

速報で入る事を知り

衝撃を受けたのが数年前で。。。

 

 

コロナ以降。。。

お子さん達はタブレット支給で

宿題もタブレットで行い

提出も先生に送信。。。が当たり前に！

 

情報交換がドンドン

スピードアップしています。

 

 

。。。

情報のスピードUPで驚いたのは

『嵐の活動休止』ニュースが

ファンクラブへのお知らせよりも

早くLineニュースで流れてきた時です。

 

 

たまたま先にキャッチした私が

側に居た娘に伝えると

慌てて、ファンクラブに入っている

友だちに連絡を‼

 

 

ところが。。。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

今日は

エープリルフールじゃないけど‼（笑）

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

と即返！

 

 

。。。

それから暫くして、、、

ーーーーーーーーーーーー

ファンクラブメンバーへの

お知らせが来たよ‼

ーーーーーーーーーーーー

と。

 

 

あの時のLineニュースの

早さに衝撃を受けました。

 

 

。。。。。という話自体が

古いですね、、、（笑）

 

 

 

ダイエット情報や健康情報なども

 

昨日まで「◎」だったことが

実は、、、「間違っていた！」など

 

情報は目まぐるしく変化しています。

 

 

つまり

情報にも賞味期限がある

 

という事です

 

切り抜いてスクラップしていた

情報は既に古かった‼

 

会社で作成した

新規プロジェクトの書類

 

『自分の引き出しに

しまったままだけど・・・』

既に終了し共有保存済み

 

という事はよくアル状況です。

 

 

 

ペーパーレスと言われて

クラウド化は随分進んでいますが。。。

 

中小企業では

まだまだ紙ベースでの

保管・保存が多いのが現状です。

 

 

特に法に関する士業さんは

まだまだ紙ベースが主で

 

以前。。。

弁護士さんからのご相談で拝見した

紙ベースの量（進行中の案件）には

驚きました。

 

 

 

私が得意とする

書類整理/ファイリングですが

 

統計に基づくこんな理論があります。

 

▼

 

ナレムコの統計と言います。

 

 

アメリカの

National Record Management Council

（通称：NAREMCO, ナレムコ)が発表した

 

文書の経過年数と

利用頻度の相関関係で

 

 

作成・収集された文書のうち

半年後も利用される文書が10％

1年後には、1％の文書しか利用されない

というものです。

 

 

つまり

1％の利用可能性の文書のために

99％の利用されない文書を

保管していることが

 

多くの会社で起こっている！

ということです

 

 

 

天井までびっしりと詰まっていた

書類棚が。。。

 

リモートサポートにより

丸々3段以上の空きが出来ました。

 

 

本来、棚にあるべきでは無い書類までが

『基準が分からない。。。』という理由で

 

パンパンに納められ

更に新しい棚を増やす検討を、、、

 

その方向性は、違います！

 

 

書類やデータ整理に関する

不安な事や気になる事は

 

お気軽にご相談下さいね。

 

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました