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書類整理における「保管」と「保存」の違い

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一般的に

書類をしまっておくことを

 

「保管する」「保存する」と

表現される事が多いです。

 

 

割とファジーに使われる

『保管』と『保存』ですが

書類整理を行う上では

意味も作業も全く違うんです。

 

今日は、書類整理における

”保管と保存の違い”というお話です。

 

 

 

 

先日お伝えした

=ナレムコの統計=にも触れている

こちらの記事も是非、合わせてご覧ください。

 

書類やデータの整理が必要な理由

 

 

『保管』『保存』。。。

同じ様な意味でしょ‼

そんなに拘らなくても、、、

という感じですよねがまん顔

 

 

しかし

書類整理を行う上では

作業が全く違ってくるので

意味を理解しておくことが大切になります。

 

 

 

ナレムコの統計でも言われている様に

文書には賞味期限があります。

 

 

先ず文書のライフスタイル

分かり易く示すと。。。

 

発生→活用→保管保存→廃棄

 

と、発生(作成)から廃棄まで

5段階のステージで表す事ができます。

 

 

この図からも

『保管』『保存』は違うステージ

という事が分かりますね。

(拘ってますわーい (嬉しい顔)

 

『保管』と『保存』の違い

。。。大ざっばに言えば

=================

『保管』は、事務室内にある状態。

 

『保存』は、事務室を離れて

文書庫などに置かれている状態。

=================

です。

 

 

もう少し詳しくお伝えすると

 

 

『保管』

 

□よく使われる文書が対象。

 

□事務室内の棚や引出しに収納。

 

□現年と前年の2年分を保管しておく。

・<例外として>「常用文書」があります。

(何年も継続して現年扱い)

 

 

『保存』

 

□あまり使われないが法定保存の必要な文書。

 

□文書庫等(事務室外)に、年度別に箱詰めして保存。

 

□法令で定められた期間保存する。

 

 

 

こうして

『保管』『保存』を明確にすることで

 

先ずは事務室での『保管』から

運用のルールが大事になる事が

イメージ頂けたと思います。

 

 

文書を滞らせず

流れを創る事が必要になる訳です。

 

 

現状は。。。

しかし。。。多くの会社さんで

 

本来であれば『保存』文書として

保存箱に収まり

書庫へ行っているはずの文書が

 

事務室内で『保管』のまま

置かれているという状態が見かけられます。

 

だから。。。棚や引出しがパンパン

といった状態になり、、、

困り果てていらっしゃる訳です。

 

 

しかし。。。

この仕訳けは、結構大変な作業です。

やりかけては断念。。。のくり返しの末

 

どこから手をつけて良いのか。。。冷や汗2 (顔)

下手に触れない。。。涙

といった状態になっていらっしゃる

会社さんが多いのです。

 

 

効率的な改善

そんな状況から

スムーズに脱出するために

プロと一緒に行う意味がある訳です。

 

 

ご多忙な中で

アレコレ躊躇する時間を過ごすこと無く

効率良く着実に進めて頂く事が

可能になるからです。

 

 

まとまった時間を取る事が

厳しい。。。

少数精鋭で頑張って

いらっしゃる会社さんこそ!

 

 

常に頭の隅から離れない。。。

「重たい”気”」は

1日も早く解消して欲しいのです‼

 

===========

常に未来へ向かって

全力投球できる体制で

いて頂きたいからぴかぴか (新しい)

===========

 

 

リアルでの短期集中改善と

リモートでの短時間⋆定期的サポートと

 

状況に合わせて、無理なく継続的に

何より確実に進めていく事ができますわーい (嬉しい顔)

 

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

☑『保管』と『保存』が混在している!

 

☑と、いう事も不明。。。

 

☑何をどうして良いか分からない。。。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

大丈夫ですわーい (嬉しい顔)

安心してご相談下さいね。

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました

 

 

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名前水口 智恵美
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人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

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