チームの“生産性を向上”させる、効果的な『共有資料管理』

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「これどっちが新しい資料なの？」

「○○の資料、どこに保管してるの？」

 

会社の中で「共有資料」が乱れていると

仕事の効率が低下して

チームのコラボレーションに

支障が起きやすくなります。

 

だからこそ

適切な片付けと共有資料の管理を

実践することは

 

チームの生産性を向上させる

意義ある事なんです。

 

 

 

 

物理的な資料の整理

 

 

まず最初に取組んで頂きたいのは

「物理的な資料」です。

 

必要な資料はすぐ手に取れる位置に配置を

意識しながら

・共有スペース

・共有ファイルの配置

・ラベリング

の工夫が必要です。

 

 

共有資料の管理責任者を設けて

定期的な整理と更新を

実施することが

リバウンド防止の意味でも大切です。

 

 

 

デジタル整理術の活用

 

次に

デジタル資料と物理的な資料の融合です。

 

デジタルファイルは

クラウドストレージや

プロジェクト管理ツールを活用して保存し

 

必要な情報が簡単に見つかるように

ルール化する事が重要です。

 

フォルダやタグを利用して分類したり

共有権限を明確に設定することで

チームメンバーは迷子にならず

必要な資料にアクセスできます。

 

 

 

チーム全体での情報共有

 

 

リモート勤務や外出先からの確認など

チーム全体で情報を

共有しやすくする事が

これからの時代はマストです。

 

社内でのコミュニケーションツールや

プロジェクトを管理するアプリを活用して

 

☑共有資料がどこにあるか

☑最新のバージョンはどれか‼

 

といった基本的な事を

明確に伝えることが必須です

と言うことです。

 

 

情報の不足や重複作業を

避けることができ

 

少し先の効果として

コミュニケーションコストを

大幅に下げてくれる大切なことなんです。

 

結果的に業務効率UPにも繋がります

 

 

しかし。。。

案外で怠りがちなんです⚠

 

慣れない内は

意識的に確認し合うなどして

習慣化することが大事です。

 

 

 

定期的な整理とメンテナンス

 

 

いつもお伝えしていますが

共有資料の整理は一度きりではありません‼

 

必要な使用は保存、不要な資料は削除

といった定期的なメンテナンスが必要です。

 

資料の量を適切に保ちながら

必要な情報に迅速にアクセスできるように

しておく事が業務効率化の意味でも

必須な訳です。

 

こうしたメンテナンスは

チームメンバーにも協力を促すことが

再認識の側面からも大切なんです

 

 

 

共有資料が整理された状態で

管理されることは

チームメンバーがより効果的に

業務に取り組むために不可欠です。

 

 

整理整頓された資料管理は

円滑な業務遂行に貢献し

チームメンバーの

モチベーション向上にも繋がります。

 

 

効率的で組織的な共有資料管理を実践し

チームの生産性向上のサポート

 

お任せくださいませ

 

 

片付け効果は

整った先にあります