「書類棚増やすかぁ。。。」と感じた時には

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書類整理は

多くの人にとって面倒な作業です。

 

デスクや引出しが

散かってしまう原因は

書類をため込んでしまう‼

という事があります。

 

保管ファイルもパンパンで

棚も引出しも満員御礼。。。

どうすればいいのぉ‼

 

今日は、そんなお話です。

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・

 

保険証券や

毎年送られてくる

「内容証明書」など

 

電子化が進んできている今でも

こうした紙媒体での

重要な書類が定期的に届きます。

 

業界誌や宣伝広告も合わせれば

ほんの数日手をつけないで

放置してしまうだけで

 

「どうしましょ・・・」と

増殖してしまうものです。

 

 

特に【重要】と記してあるだけで

書類の保管を担当している

スタッフさんは不安になるものです。

 

 

差し替えれば良いだけ

の書類でも

 

「捨てちゃったのぉ」と

言われるのが怖い・・・

という心理状態から

 

“全部残しちゃってる”という

担当者さんは多いです。

 

 

2～3年程度あれば良いですが

5年、6年、10年。。。となってくると

ファイル自体がパンパンの

満員御礼状態に

 

 

 

 

そんなファイルが幾つもあれば

収納棚は直ぐに

一杯になってしまいまい・・・

 

新しい棚の購入を検討したり

コンテナなど空間を借りる検討。。。

と、収納を増やすことに

着目しがちです。

 

 

収納空間を増やすと

必ずモノは増えます⚠

 

 

 

もちろん

事業の拡大・業務の拡充に伴う

収納空間の増加が

必要なタイミングはあります。

 

 

ただ。。。

手当たり次第に収納空間を

増やすのではなく

 

先ずは

今ある環境の中でスリム化を

考える事が大事です！

 

と言う訳なんです。

 

 

 

保険証券で例えれば

・「証券」そのもの

・契約時に交わした書類一式

・約款

 

これらは、解約するまで必要です。

 

 

毎年送付される

・「内容確認書」は

書かれている内容に間違いないか

確認します。

 

間違いが無ければ

昨年届いていたモノを処分して

新しいモノだけを

残しておけばOKです

 

 

 

自動車保険や火災保険など

保証の『期間』を確認します。

 

保証『期間』が過ぎているモノは

処分してOKです。

 

 

新しい証書は保証『期間』よりも

早めに届きます。（当たり前ですが）

 

なので古い証書の処分を

直ぐにしてしまわない様に

気を付けて下さいね⚠

 

 

基準が分れば

不安は減りますね

 

こうした基準を

担当者さんにお伝えしながら

書類のスリム化の

サポートをさせて頂いています

 

担当して貰う人に

しっかりと理解して貰う事が

大事なんです。

 

 

こうした事を社長に

いちいち聞かれるのは面倒だし

仕事に集中できなくなりますね‼

 

集中力が欠けると

凡ミスが増えます。

 

凡ミスが増えると

仕事の効率が下がります

 

 

担当者が自信を持って

「残す」「処分」の基準が分るように

してあげる事が大切です。

 

と言うことなんです

 

 

 

 

始めは時間が掛かりますが

1つ1つご自身の手で行いながら

処分と保存が進めば

理解が深まっていかれます。

 

 

 

そして

必要な書類だけになれば

 

棚全体の容量が

大幅にスリム化できるんです。

 

 

 

経営者さんは驚かれます

 

 

☑棚を買わなきゃ。。。

☑コンテナ借りなきゃ。。。

 

そんな風に感じたら

先ずは、不要な書類は無いか

という確認を致しましょう。

 

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります