書類をためない3つのポイント

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「捨ててしまうのが怖くて。。。」

「何を残して良いのか分からなくて。。。」

 

書類整理が苦手で

ついつい書類を抱え込んで

しまわれる方のお悩みです。

 

今日は

『書類をためない３つのポイント』

のお話です。

 

 

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片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下～ひとり社長さんの

苦手な片付けに寄り添う”環境整備”で

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片付け専門家のブログへ

ありがとうございます

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１．その日の内に

 

書類をため込んでしまう方には

2つの行動パターンがあります。

 

➀開封せずに、寝かせる

 

待っていた郵便物は急ぎ開封されるものの

他のモノは「後で」と未開封のままで

ため込むパターン

 

②内容確後、封筒に戻すパターン

(A4の3つ折りは、わざわざ3つ折りに

畳み直して封筒に戻される方が多いです）

 

 

⚠要注意は

➀のパターンです。

 

締切りのあるモノなど

大切な内容を

見逃してしまう危険性があります。

（アリアリです‼）

 

「後で、、、！」は

書類以外にもため込んでしまう

最もまずいパターンです

 

 

・手にしたその時点

または・・・

・時間を決める

 

開封→仕分け（保管・処分）を

毎日のルーティンにする事で

 

後で！を回避することが

書類をため込まないポイントです。

 

 

 

「保管」として残す場合も

②の様に再び封筒には戻さないで。。。

 

◆開いたA4のまま

◆クリアファイル等にいれて

◆必ず、付箋（内容・期日）を付ける

 

この作業を一連の流れとして

行う習慣を付けることが大事です

 

 

 

２．私物化しない

 

担当の書類は、自分の引出しへ

保管していらっしゃる事が

非常に多いですが

 

できる限り

『共有の棚で管理する』事が

望ましいです‼

 

やむを得ず、個人で保管する場合でも

デスクの引出しに、しまい込まず

 

最小限の量を

『ファイルボックス』にまとめ

 

デスク上で管理すれば

担当者が不在の時にも

スムースに対応することができます。

 

（仕事上とは言え、個人の引出しは

開けにくいものです）

 

 

また、文書管理規定など法的に

保存しておく書類は

 

ルールに従って

速やかに保存を行って下さいね。

 

⚠個人で抱え込むことは特に注意が必要です

危機管理の上でも大きなリスクとなります⚠

 

 

 

３．保留ボックス

 

仕分けの時点で

「残す⁈処分⁈」と

 

迷い過ぎてしまう事は

時間のムダです。

 

そこで

『保留ボックス』を作り

そこへ入れておく方法のおススメです。。

 

ポイントは

『保留ボックス』へ入れる時に

案件名と期限（締切りや見直し日）を

書いておくコトです。

 

 

そして

“1週間毎”など

必ず目を通す日時を決めるコトも

大切なポイントです。

 

 

事務スタッフが

一人で抱え込まない様

 

書類に流れを作る

このイメージを大切に

して下さいね

 

 

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