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シーオーピーコンサルティング

書類をためない3つのポイント

業務整理

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「捨ててしまうのが怖くて。。。」

「何を残して良いのか分からなくて。。。」

 

書類整理が苦手で

ついつい書類を抱え込んで

しまわれる方のお悩みです。

 

今日は

『書類をためない3つのポイント』

のお話です。

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・

片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下~ひとり社長さんの

苦手な片付けに寄り添う”環境整備”で

時短・業務効率を叶え

売り上げUPに繋げる

 

片付け専門家のブログへ

ありがとうございますわーい (嬉しい顔)

・・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

 

1.その日の内に

 

書類をため込んでしまう方には

2つの行動パターンがあります。

 

➀開封せずに、寝かせる

 

待っていた郵便物は急ぎ開封されるものの

他のモノは「後で」と未開封のままで

ため込むパターン

 

②内容確後、封筒に戻すパターン

(A4の3つ折りは、わざわざ3つ折りに

畳み直して封筒に戻される方が多いです)

 

 

⚠要注意は

➀のパターンです。

 

締切りのあるモノなど

大切な内容を

見逃してしまう危険性があります。

(アリアリです‼)

 

「後で、、、!」は

書類以外にもため込んでしまう

最もまずいパターンです

 

 

・手にしたその時点

または・・・

・時間を決める

 

開封→仕分け(保管・処分)

毎日のルーティンにする事で

 

後で!を回避することが

書類をため込まないポイントです。

 

 

 

「保管」として残す場合も

②の様に再び封筒には戻さないで。。。

 

◆開いたA4のまま

◆クリアファイル等にいれて

◆必ず、付箋(内容・期日)を付ける

 

この作業を一連の流れとして

行う習慣を付けることが大事です

 

 

 

2.私物化しない

 

担当の書類は、自分の引出しへ

保管していらっしゃる事が

非常に多いですが

 

できる限り

『共有の棚で管理する』事が

望ましいです‼

 

やむを得ず、個人で保管する場合でも

デスクの引出しに、しまい込まず

 

最小限の量を

『ファイルボックス』にまとめ

 

デスク上で管理すれば

担当者が不在の時にも

スムースに対応することができます。

 

(仕事上とは言え、個人の引出しは

開けにくいものです)

 

 

また、文書管理規定など法的に

保存しておく書類は

 

ルールに従って

速やかに保存を行って下さいね。

 

⚠個人で抱え込むことは特に注意が必要です

危機管理の上でも大きなリスクとなります⚠

 

 

 

3.保留ボックス

 

仕分けの時点で

「残す⁈処分⁈」と

 

迷い過ぎてしまう事は

時間のムダです。

 

そこで

『保留ボックス』を作り

そこへ入れておく方法のおススメです。。

 

ポイントは

『保留ボックス』へ入れる時に

案件名と期限(締切りや見直し日)

書いておくコトです。

 

 

そして

“1週間毎”など

必ず目を通す日時を決めるコト

大切なポイントです。

 

 

事務スタッフが

一人で抱え込まない様

 

類に流れを作る

このイメージを大切に

して下さいねわーい (嬉しい顔)

 

 

片付け効果は

整った先にありますクローバー

 

今日はここまでです。
本日も最後までお読みいただき

ありがとうございましたわーい (嬉しい顔)

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

Profile

人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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