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長期休暇のGWが明けて
今日で3日目。
そろそろリズムが
戻ってきた感じでしょうか。
やりかけていた案件の書類。。。
「捜す」羽目になっていませんか⁈
「捜す」と「探す」・・・
仕事の効率や危機管理の上でも
意味合いが大きく違ってくるんです。
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片付け効果は
整った先にあります。
スタッフ5人以下~ひとり社長さんの
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片付けコンサルタントのブログへ
ありがとうございます
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「探す」と「捜す」の違いは。。。
【探す】は
あるべき場所から
欲しいものを見つけようとすること
【捜す】は
「見たことがあるんだけど。。。」
「どこかにあったはず。。。」
「そんな書類あったっけ。。。」
・・・紛失したものを捜すのと同じ感じです。
スピード感が求められる今
担当者の記憶に頼ったり
不要な書類の中から
捜す時代ではありません。
書類の整理は
大掃除などの場当り的な対処法では
返って混乱を起こしてしまう
可能性もあります。
だからこそ
『ルール』が必要になる訳です。
毎日のように資料や提案書などが
作成される文書の
「発生」(作成)から「廃棄」までの流れを
『トータル・ファイリングシステム』と言います。
「文書のライフサイクル」とも言います。
文書のライフスタイル。。。
文書の一生と考えると
何だか急に愛おしくなってきます。
しかし、愛おしいからと
引出しや棚の中にしまい込んはダメです
ファイリングシステムの概念
文書の流れを示した図です。
▼
『完結文書』(役目を果たした文書)と
『未完結文書』(進行中の文書)
おおきくこの2種類に
分けることができます。
『完結文書』(役目を果たした文書)は
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➀法定的に文書の状態で保存なのか
②データでの保存なのか
③廃棄なのか
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行き先は決っています。
問題になるのは
よく利用される
『未完結文書』(進行中の文書)です。
「問題」とは・・・
文書そのものの事ではなく
進行中の文書は
【私物化】されやすい!という事です。
ブログを読んで下さっている方は
既にピン‼ときた方も多いと思います。
進行中・やりかけの『未完結文書』は
担当者の私物同様になってしまう‼
という、問題点です。
多くの場合、本人がいないと
文書を取り出すのが
難しい状況になっています。
結果
社内・外からの問い合わせに
即座に対応できない!
そのため
組織としての仕事が滞ったり
場合によっては
機会損失や信用失墜につながる
と言ったことが起きる危険性が
問題な訳です。
更に困ったことは、、、
本人は「私物化」の意識が薄く
自分しか扱わない文書の
保管責任は自分に任せられている‼(はず)
と思い込んでいる事です⚠
本人は・・・
文書を無くすと自分の責任になる!との
思い込みから
何でもかんでも(不要な文書まで)
ため込んでしまうために
必要な文書を即座に取り出すことが
更に難しくなっている訳です。
書類の「捜索」をなくす
ファイリングシステムを創りませんか
書類整理のサポートを
リモートで行っています。
書類整理のお困り事を
お聴かせ下さい。
片付け効果は
整った先にあります
ありがとうございました