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「捜す」を「探す」に変える書類整理の方法

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長期休暇のGWが明けて

今日で3日目。

そろそろリズムが

戻ってきた感じでしょうか。

 

やりかけていた案件の書類。。。

「捜す」羽目になっていませんか⁈

「捜す」と「探す」・・・

仕事の効率や危機管理の上でも

意味合いが大きく違ってくるんです。

 

 

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・

片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下~ひとり社長さんの

小規模事業の片付け改善で

時短・業務効率を叶え

売り上げUPに繋げる

 

片付けコンサルタントのブログへ

ありがとうございますわーい (嬉しい顔)

・・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

「探す」と「捜す」の違いは。。。

 

【探す】

あるべき場所から

欲しいものを見つけようとすること

 

【捜す】

「見たことがあるんだけど。。。」

「どこかにあったはず。。。」

「そんな書類あったっけ。。。」

・・・紛失したものを捜すのと同じ感じです。

 

 

スピード感が求められる今

担当者の記憶に頼ったり

不要な書類の中から

捜す時代ではありません。

 

 

書類の整理は

大掃除などの場当り的な対処法では

返って混乱を起こしてしまう

可能性もあります。

 

だからこそ

『ルール』が必要になる訳です。

 

 

毎日のように資料や提案書などが

作成される文書の

「発生」(作成)から「廃棄」までの流れを

 

『トータル・ファイリングシステム』と言います。

「文書のライフサイクル」とも言います。

 

 

文書のライフスタイル。。。

文書の一生と考えると

何だか急に愛おしくなってきます。

 

しかし、愛おしいからと

引出しや棚の中にしまい込んはダメですexclamation

 

 

 

ファイリングシステムの概念

文書の流れを示した図です。

『完結文書』(役目を果たした文書)

『未完結文書』(進行中の文書)

 

おおきくこの2種類に

分けることができます。

 

 

『完結文書』(役目を果たした文書)

ーーーーーーーーーーーーーーーー

➀法定的に文書の状態で保存なのか

②データでの保存なのか

③廃棄なのか

ーーーーーーーーーーーーーーーー

行き先は決っています。

 

 

問題になるのは

 

よく利用される

『未完結文書』(進行中の文書)です。

 

 

「問題」とは・・・

文書そのものの事ではなく

 

進行中の文書は

【私物化】されやすい!という事です。

 

 

ブログを読んで下さっている方は

既にピン‼ときた方も多いと思います。

 

進行中・やりかけの『未完結文書』は

担当者の私物同様になってしまう‼

 

という、問題点です。

 

 

多くの場合、本人がいないと

文書を取り出すのが

難しい状況になっています。

 

結果

社内・外からの問い合わせに

即座に対応できない!

 

そのため

組織としての仕事が滞ったり

場合によっては

機会損失や信用失墜につながる

 

と言ったことが起きる危険性が

問題な訳です。

 

 

 

更に困ったことは、、、

 

本人は「私物化」の意識が薄く

自分しか扱わない文書の

保管責任は自分に任せられている‼(はず)

 

と思い込んでいる事です⚠

 

 

本人は・・・

 

文書を無くすと自分の責任になる!との

思い込みから

 

何でもかんでも(不要な文書まで)

ため込んでしまうために

 

必要な文書を即座に取り出すことが

更に難しくなっている訳です。

 

 

書類の「捜索」をなくす

ファイリングシステムを創りませんかわーい (嬉しい顔)

 

書類整理のサポートを

リモートで行っています。

 

 

書類整理のお困り事を

お聴かせ下さい。

 

片付け効果は

整った先にありますクローバー

 

今日はここまでです。
本日も最後までお読みいただき

ありがとうございましたわーい (嬉しい顔)

 

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

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人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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