3つの視点から改善する『書類をためないコツ』

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ペーパーレス化が進んでいるとは言え

少数精鋭の会社さんでは

まだまだ、毎日たくさんの書類が

手元に届いていることと思います。

 

忙しや面倒くささから

未処理を積み重ねていくと

手がつけられない状況に。。。

 

今日は3つの視点から改善できる

『書類をためないコツ』のお話です。

 

 

 

１．郵便物の取扱いにルールを作る

書類をため込んでしまう人の

行動（クセ）には

大きく2つのパターンがあります。

 

＜パターン１＞

郵便物を開封せずに寝かせる

 

このパターンの場合

待っていた内容のモノは急ぎ開封します。

 

しかし、それ以外のモノは

「また後で！」と、未開封のままで

ため込んでしまうというパターンです。

 

このパターンは

締切りのあるモノなど

大切な内容の郵便物を

見逃してしまう危険性があります。

 

その先には。。。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

☑信頼を欠いてしまう。

☑申請による返納金を逃してしまう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

といった事も起こります。

 

＊「後で、、、！」のパターン（クセ）は

書類以外にもモノをため込んでしまう

負のパターンなので注意が必要です。

 

こうした事を防ぐためには

どうすれば良いのでしょう。。。

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

・郵便物の担当を決める

・『開封→仕分け』の時間を決める

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

という事です。

 

必ず実動するパターンに変える

という事ですね

 

 

 

＜パターン2＞

このパターンは、開封して目は通します。

 

しかし。。。

封筒に戻してしまう封筒管理型の

パターンです。

 

(A4の3つ折りは、わざわざ3つ折りに

畳み直して封筒に戻されます）

 

 

作業効率を下げてしまう点からも

封筒管理はお勧めしません。

 

書類は必ず封筒から出して

◆A4のまま（クリアファイル入れる）

◆担当者に渡す

◆（担当者は）付箋で簡単に

　内容・期日を付けて保管する

 

この作業を一連の流れとして徹底する事が

2度手間、3度手間を防ぎ

作業効率を高めることになります。

 

 

２．書類を私物化しない

担当案件の書類は、自分事として

自分の引出しへ保管している場合が

非常に多いですが

 

できる限り

共有の棚等で管理する事が望ましいです‼

 

やむを得ず、個人で保管する場合も

デスクの引出しに、しまい込まず

 

最小限の量を「ファイルボックス」にまとめ

 

デスク上で管理すれば

担当者が不在の時にも

スムースに対応することができます。

 

（仕事上とは言え、個人の引出しは

開けにくいものです、、、）

 

 

また

法的に保存しておく必要のある書類は

（ルールに従って）速やかに保存を行います。

 

個人で抱え込むのは危機管理の上で

大きなリスクとなるので

特に徹底が必要です

 

 

更に、法的保管期間として

倉庫などで『保存』している内容と

PCで連動しておく事もお忘れなく。

 

 

３．判断に迷うモノは、保留ボックスで管理

仕分けの時点で

「残すべきか、残さざるべきか、、、」

悶々と迷う事は時間のムダです。

 

1週間、2週間、1ヶ月など

必ず期限を決めて保留し

 

期限毎に再確認を行って

その時点で判断をします。

 

 

この時のポイントは

 

単に、保留ボックスに投げ込む！

のではなく

必ず、付箋（内容・期日）を付ける

ことです。

 

 

会社の片付け効果は

整った先にあります