必要な書類が直ぐに出せない理由

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仕事をしていると

日常的に書類が増えていきます。

 

「確か、ここら辺に入れたはず。。。」と

引出しを探しても見つからない（汗）

多くの方が

経験をお持ちだと思います。

 

どうして

こんな事が起きるのでしょう・・・

 

今日は、そんなお話です。

 

 

 

見た目は比較的

スッキリしているのに

必要な書類を探そうとしても

直ぐに見つからない。。。

 

「確か2段目に入れたはずなのに‼」

 

どうしてこんな事が

起こるんでしょう⁈

 

大きく2つの理由があるんです。

 

『必要』と『不要』の混在

 

ーーーーー

◆日常的に使っている書類『必要』

◆更新前の古い書類『不要』

ーーーーー

 

こんなふうに

『必要』としてよく使う書類と

 

情報としては古くなっていたり

役目を終えて既に使わない

『不要』な書類とが

 

混在しているケースがとても多いです。

 

 

 

 

自覚していらっしゃりながらも

「忙しい。。。」「時間が無い。。。」

といった理由でそのまま・・・

という事が多いです。

 

 

しかし

新旧が混在している状態では

本当に必要な『最新』が

分からなくなります。

 

特に急いでいる時など

うっかり古い情報を出してしまうと

 

訂正という

無駄な時間を使うことになる上に

 

信頼を落とす事にもなりかねません。

 

 

保管ルールが曖昧

 

ーーーーー

◆保管の場所がハッキリと決まっていない

◆表示（ファイル名）が無い

◆業務に沿った仕分けになっていない

ーーーーー

 

保管の方法や場所が明確に

決まっておらず

 

何となくココ辺り。。。

と個々人の感覚で戻していると

 

 

使うたびに場所が変わってしまい

毎回大捜索になり

無駄な時間を使うことになります。

 

 

また、表示が無い事で

いちいち中身を見ないと

分からない様では

非効率極まりないです⚠

 

 

例え表示があっても

具体的で無かったり

特定の人にしか分からない表示では

返って混乱を起こします。

 

 

 

見た目をどんなに綺麗に整えても

『必要』と『不要』が

入り混じった状態だったり

 

管理のルールが曖昧だと

 

 

使いにくく非効率な事は勿論

危機管理の視点からも

大きく減点な状況です。

 

 

これがPCの中で起きていると。。。

探している事が

他の人に分かりにくい分

 

より非効率な事が起こっているので

要注意です⚠

 

 

 

 

 

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