オフィスの書類整理で押さえたい6つのポイント

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「社内の書類整理が

思う様に捗らないんです。。。」

といったご相談を多く頂きます。

何故。。。書類整理って

思う様に捗らなんでしょう⁈

今日は

社内全員で是非”共有”して頂きたい

書類整理/ファイリングシステムの

6つのポイントというお話です。

仕事を効率的に行うためには

環境を整える事が大切ですが

特に「書類整理」を適切に行える事は

日々の業務を効率的に進める上で

欠かせない重要な事です。

しかし。。。現実には

書類整理の社内ルールが曖昧で

『書類やデータ』の保管・保存が

マイルールになっている事が多いんです。

そして。。。こんな問題が

実際に起こっています。

書類整理/ファイリングシステムの定義

ファイリングシステムとは

組織体の維持発展のために必要な文書を

その組織体のものとして

必要に応じ即座に利用し得るように

組織的に整理保管し

ついには廃棄する一連の制度のことである。

ファイリングシステム6つのポイント

定義を分かり易く分解すると、以下の

6つのポイントが示されているんです。

書類整理/ファイリングシステムで

重要な事は

文書に流れを持たせる

という事です。

毎年、滞らせることなく

廃棄年を迎えた書類を

自信をもって廃棄できる様に

なることが大切ですね

特に。。。廃棄する基準が

不明確で自信がない事から

「取り合えず。。。」と

倉庫に山積みされている訳です。

見直す事をせず

新しい収納空間を求めて

◆コンテナをレンタルしたり

◆まさかのベランダへ放置したり

と言った事が安易に行われていれば。。。

これは、だいぶ重症です

これでは根本解決にならないどころか

書類の山を移動するための

無駄な経費が

山積みされ続けていくだけです

突然の書類提示にも

慌てることなく

取り出せる仕組みを創る事は

信頼を高める上でも

大事なことですね

事務所内・書庫の書類整理から
PCのデータ整理まで

サポート致します。

お気軽にご相談下さい

今日はこの辺で

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました。

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