分からないから残すのです

1103pocket

 

「これは、期限が終了しているから
要らないでしょ！」

 

「これは。。。」

 

分かっている人には
実に簡単なことです。

 

 

しかし
分からない人にとって

書類を自分の手で捨てる程
怖いコトは無いのです。

 

「えっ⁈あの書類捨てたの‼
あれ大切だったのに。」

 

こんな経験を
したことのある人は特にです。

 

 

だから。。。
とにかく『残しておこう‼』と
なる訳です。

 

こうして

書類のファイルは厚くなり

数も増えていくのです。

 

 

では。。。

どうすれば良いのでしょう⁈

 

今日はそんなお話です。

 

 

 

 

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「これは、期限が終了しているから
要らないでしょ！」

 

「これは。。。」

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分かる人からしたら

何でこんな簡単な事が分からいのか

 

歯がゆくて仕方ないのです。

 

 

しかし。。。

分からないという事は

そういうコトなのです。

 

 

 

特に少数精鋭で効率よく

業務を回さなければならない場合

 

 

日々アクティブに動いている

書類に関しては

 

 

最低限の共有ルールでもって

管理されいます。

 

 

 

しかし。。。

年単位で届く

 

損保関連の契約書や保証書など

 

 

重要なのだけれど

緊急性がほぼ無い書類に関しては

 

 

案外で無頓着な場合が多いです。

 

 

ただ。。。

『大事』な書類！という認識から

見た目にもしっかりした（少しお高めの）

 

ファイルに入れておく‼

 

というルールは

共有されています。

 

 

 

しかし

本来なら保証期限が明確な

損害保険証は

 

保証期限の日時が過ぎた瞬間から

ただの紙切れ‼です。

 

後生大事にファイルに

入れておく必要は無いのです。

 

 

継続的に必要な損害補償であるならば

保証期限が切れる

 

1ヶ月～２ヶ月前には

更新のお知らせが届きます。

 

そして

新たな期間（内容）の契約を交わすので

 

必ず新規の保証書が届きます。

（現在の保証期限が満了になる前には！）

 

 

 

なので

期限の切れた（紙切れとなった）保証書と

新規の保証書とを差し替えれば良い

 

という事なのです。

 

 

 

ただ

保証書の書面（重要そうな面持ち）と

紙質（厚めの良い紙（笑））から

 

 

何だか捨てては

いけない様な錯覚になり

 

何年分も残したまま‼

というケースは案外で多いです。

 

 

 

そもそも。。。

 

 

 

 

 

 

 

 

そんな（アルアル）実情で

重要書類の保存が

なおざりにされ

 

 

不要な書類のための

スペース確保に

翻弄されなければならないのです。

 

 

時間もスペースも

そこに掛かる経費も実に勿体ないです。

 

本来、不要なのですから。

 

 

 

それをご自身達で

サイクルがまわせる様に

お勧めしているのが

 

ファイリングシステムの導入です。

（機器ではなくアナログ作業です）

 

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

☑書類の見方のポイントが分かり

　自信を持って処分できる様になる。

 

☑どういうまとめ方をすればいいのか

　分かるようになる。

 

☑法定保存期間を遵守した

　保存サイクルを

　一定スペースで創る。

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そんなサポートをしています

 

 

 

保証期限の切れた契約書

ファイルされたままではありませんか⁈

 

 

他人であるプロが

介入する事で

 

取り組みにくかった

書類整理も

 

円滑に着実に進めていく事が

可能になります。

 

 

小さな事でも大丈夫です。

ご相談下さい

 

 

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読みいただき
ありがとうございました