書類整理には、定期的なメンテナンスが必要な理由があります

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先日

リモートで書類整理の

実践を頂いているお客様の

メンテナンスを行いました。

 

運用もスムーズなご様子に

基本をしっかりと身に付けて下さる効果を

改めて確認させて頂きました

 

 

同時に躓き始めるポイントも

見つかりました。

 

今日はそんなお話です。

 

 

 

 

多くの講師を抱えながら

ピアノ教室を運営していらっしゃる

 

梶原ピアノ教室の

代表　梶原香織さまは

 

 

業界の中でもかなり早い時期から

高齢者のための

 

ピアノ教室を開講され

ご自身も講師として

アクティブにご活躍中です。

 

 

私がサポートを得意とする

小さな会社の社長さんであり

 

ご自身もバッターボックスに立たれる

ご多忙な社長さんのお一人です

 

 

梶原様には

ちょうど1年程前に

 

書類整理のコンサルを

基礎からしっかりと

受けて頂きました。

 

 

リアル・リモートを問わず

私のコンサルはご自身の手で‼

が基本です。

 

 

ご自身の手を動かしながら

思考も全開での実施です。

 

 

だから。。。

年齢に関係なく

 

と、お客様の方が

根をあげられることが多いです（笑）

 

 

それ程に基礎の基礎を

集中的に＆真剣に

自分事として取組まれるので

 

運用への移行も

スムースに行かれる方が多い訳です

 

梶原様もそのお一人で

 

と、嬉しいご感想を下さいました。

 

 

『ファイリング』と称する

書類管理のシステムを

創り上げて頂く事で

 

 

システム導入前よりも

事務効率の大幅UPを感じて

頂いています。

 

 

特に

まだまだ紙の扱いが多い

士業さんには

 

 

と言って頂く程

効果を実感頂いています。

 

 

梶原様の

しみじみのご感想も

嬉しい限りでした

我ながら良い仕事しているやん

と独り言。。。（笑）

 

 

サポートの途中ながら

お忙しさの中で

体調を崩されるなど。。。

 

継続のサポートが難しい状況が

暫く続いていましたが

 

 

完全復活にて

サポートの再開となりました

 

 

実は。。。

どんな状況になっているかしら。。。と

少し不安でした。。。

 

 

ところが。。。

しっかりと運用されながらも

大きなリバウンドなども無く

 

良い状態で運用して

いらっしゃいました

 

 

指定席/個別フォルダを

決めた書類に関しては

 

サクサクと出し入れ

していらっしゃるのですが。。。

 

 

問題が見つかりました。

躓かれるポイントです！

 

 

それは。。。

 

指定席がないカテゴリーの

書類が現れた時です。

 

 

環境整備が進むと

業績が次のステージへ進まれます。

 

すると

前のステージには無かった

新しいカテゴリーも増えるのです。

 

必然ですね

 

 

今、創った”ファイリング”は

一生モノではありません。

 

ステージが更新される度に

メンテナンスを行う必要があるのです。

 

 

それが。。。

定期的なドキッ！な訳ですね

▼

 

梶原様は

そう言った「行先不明」な

 

書類達をファイルボック

にまとめて下さっていました。

ファイルボックスは、満員御礼状態。。。

 

 

順次、取り出しながら

確認を頂くと。。。

 

既に不要になっている書類や

 

全部が必要だと思い込み

一式を封筒に入れたままで大事に

保管されていた多数の書類が。。。

 

本当に必要なのは2～3枚だった。。。

など、スリム化も進んで行きました。

 

 

そして。。。

皆さんが一様に悩まれるポイント。。。

 

思い出のお品は。。。

 

▼

▲

 

超簡単な

クリアファイルアルバムを

 

作成頂きました。

 

 

生徒さんから

頂かれた写真やお手紙

 

定期的に送られる

お楽しみの紙面など。。。

 

 

ファイリングの様な

正確さでは無く

 

緩い感じで

保存頂くアルバムです

 

 

 

気に入って頂けました

 

 

 

そして、そして。。。

アルアルの各種カード類

 

 

手にされた直後は

殆ど使ってるかなぁ。。。

 

と仰っていたのですが

仕分けを始められると。。。

 

 

 

かなりの枚数。。。

処分されるカードがありました

 

▼

▲

様子を見守る私。。。

真剣な眼差しです！

（こうしてみると。。。結構こわいかも、、、）

 

 

 

2時間程で

満員御礼だったボックスは

空になりました。

 

処分も含め

全ての行き先が明確になりました

 

 

実は。。。

有効期限ギリギリ（数日の猶予）の書類も

発見されたんです。

 

と言って頂いたのですが。。。

 

再開のご希望をされた

梶原様のタイミングに

私の方が驚いてしまった程です

 

 

こういったミラクル
片付け現場では

起こるんですよねぇ

 

片付けは

宝探しですから

 

 

水口と一緒に

宝探し整理致しませんか

 

お気軽にご相談下さいね。

 

 

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました