残す「書類」は3種類に分ける‼

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「後でまとめて確認しよう。。。」と

後回しにしたが最後

あっと言う間に溜まってしまうのが

書類です。

 

必要になった時に

大慌てで探すストレスは。。。

皆さん経験済だと思います。

 

ストレスを感じながらも

直ぐに整理できないのは・・・

情報が詰まっているモノだから‼

 

後でじっくり。。。

ってなってしまう訳です。

 

『先ずはザックリ

残す「書類」を3種類に分ける』

 

今日は、そんなお話です。

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・

 

✅未開封のままで置きっぱなしに

なっている郵便物

 

✅記入して返信しなきゃいけない書類

 

✅自身やスタッフさん達からの

覚書きメモ。。。

 

と、デスクの上や棚の隙間などに

（取りあえず）置かれている書類・・・

 

1枚1枚は薄いのに

少し気を抜くと、ホント直ぐに厚さが

増していくんですよね

 

 

1枚1枚の情報を読み込んで

「要・不要」を判断しなければならない

書類が溜まっていくのも

仕方ないですね

 

 

な～んて甘い事は言いません‼

ため込まずに

随時、判断する事が

 

日常的な業務の効率を上げる事に

間違いありません。

 

 

 

残すべき書類を

大まかに3種類に分けることができれば

後の処理も大幅に楽になるんです。

 

と言うのが、今日のお話しです

 

 

3種類とは。。。

 

ーーーーーーーーーーーーーーー

１．現在進行で使っている

 

２．期間限定で置いておくもの

 

３．法定保存年数、永年保存

ーーーーーーーーーーーーーーー

 

です

 

 

 

 

 

 

『思い出の品』は別扱い

時々混じっている『思い出の品』は

この3種類とは別扱いでの保存です。

 

この『思い出の品』は

ついつい見入ってしまいがちですが

 

片付け作業のスピードを

格段に落としてしまうので

作業後のお楽しみにして下さいね

 

 

 

『未処理』ボックス

〆切りのある提出物や支払いなど

手を加える必要があるモノは

 

『未処理』ばかりをまとめておく場所

としてボックスを設置します。

 

 

〆切り間際になって慌てて探し出す。。。

なんてことの無い様

入口の段階で別にしておく訳です

 

たったこれだけで

後々慌てる事は「ゼロ」になります

 

 

この『未処理ボックス』の

より上手な使い方は

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

１：案件ごとに1枚のクリアファイルに入れる

 

２：案件名と対応日を記載した見出しをつける

 

３：縦て収納▶見出しが見える様にして！

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 

この3点です

 

 

この『未処理ボックス』の最重要点は

このボックスをパンパンにしない事です❣

 

 

『未処理ボックス』に残っている。。。

ということは

 

やらなければいけない事が

（期限のある案件が）

残っていると言うこと

 

 

理想は、空っぽであることです

〆切りギリギリまで置かないで

早め早めに対応していく事が

 

書類をため込まない

最も大切なことに繋がるんですよね

 

 

 

一ヶ所ずつ順番に❣

 

 

書類の仕分けは

慣れない内は特に

時間が掛かるものです。

 

一気に欲張らず一ヶ所ずつ

小さな範囲から始めましょう。

 

 

中には。。。

全てを一か所に集めて‼

といった事を発信している人もいますが

 

素人判断でそれは危険ですので

（混乱の元です⚠）

おススメしませません。

 

 

一気に欲張らず

着実に進めていきましょう

応援しています❣

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります