書類整理に『ファイリングシステム』を導入して頂く理由

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書類を保管される場合

一般的な方法として

 

➀2穴パンチで穴を開け

綴じていくスタイルと

 

②透明ポケットファイル（A4）に

入れていくスタイルと

 

大きく2つのスタイルで

保管していらっしゃる場合が多いです。

 

 

永久保存であるなら

そのスタイルでも良いのですが

日々の事務効率を下げる

勿体ない方法なんですよねぇ。

 

 

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片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下～ひとり社長さんの

苦手な片付けに寄り添う”環境整備”で

時短・業務効率を叶え

売り上げUPに繋げる

 

片付け専門家のブログへ

ありがとうございます

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書類の保管を

☑2穴パンチで穴を開けて綴じるスタイル

 

☑透明ポケットファイル（A4）に

入れていくスタイル

 

 

 

▼

 

 

 

 

 

で、保管してくと。。。

気付いた時には

ファイルがパンパン・・・

 

№１，№２とファイルは増え続け

事務所の棚は直ぐに一杯になります。

 

 

収まりきらなくなったファイルを

足元に置いたり。。。

 

足元が一杯になると

紙袋や空き箱に取りあえず入れ込んで。。。

 

 

オフィスのスペースにゆとりがあれば

棚を新しく追加することも可能でしょうが

 

無制限に繰り返す事は

現実的ではありません。

 

 

そもそも

・2穴パンチで穴を開ける作業

・穴を開けた書類をファイルに綴る作業

 

この作業に費やす時間と労力が

取れないために

書類をため込んでいらっしゃる

会社さんが実に多いです。

 

大切な資料であるために

紛失してはいけないと

気を配る神経・・・

 

やっと時間を作って

綴った頃には

既にアクティブに使用しない現実。

 

 

ポケットファイルへの綴りも

入れ込んだ事で安心して

見直される事はないので

ファイルは膨らみ続けます。

 

 

 

実は。。。

無駄なスペースを作らない

作業時間もほとんどかからない

 

魔法の様な

書類の保管方法があるんです

 

 

これまで

“片付け/環境整備”の

サポートさせて頂いた全ての会社様に

 

導入頂いた

『ファイリングシステム』です

 

 

 

何か大掛かりな（機械的な）

システムを入れるとか

そんな方法ではありません

 

 

個別フォルダを使う

至ってアナログな方法です

 

 

 

 

『ファイリングシステム』を

超ひらたく言えば・・・

 

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作成された書類（紙のデータ）は

個人扱いしない様に

組織（会社の各部署）で保管（共有）

するの。

 

最終的には「廃棄」（処分）

するまでの流れを作るの

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ということです

 

 

 

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必要に応じて

生まれてきた（作成された）書類を

例え担当者であっても

個人扱い（保管）しちゃダメなの

 

だってさぁ

会社で生まれた書類は

会社のモノだから

（勘違いしてる人、多いんだなぁ！）

 

 

だから皆で共有できる様に

共有の棚に秩序（ルール）を作るの。

 

 

そうそう・・・

役目を終えた（又は法定保存を越えた）書類は

ちゃんと処分してね

 

 

そうやって書類に流れを作れば

無駄に増えることも無くなるし

一定量でサイクルしていくのよね～♬

 

 

 

勿論、事業が増えたり

会社の発展に合わせて必要な書類は

増えていくから

保存棚も増やしてね

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これが

『ファイリングシステム』です

 

 

 

実際、会社の大小に関わらず

基本の7年保存サイクルを

創り上げるサポートも

必要に応じて行っています。

 

 

気になった方は

お気軽にご相談下さいね

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります

 

 

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