仕事効率を上げる、書類への思いやりの”ひと手間”

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日々。。。

作成したり郵送やFAXされる

書類たちに

 

ちょとした

思いやりの”ひと手間”をかけることで

その後の仕事効率が

グンと上がる方法があるんです。

 

 

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片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下～ひとり社長さんの

小規模事業の片付け改善で

時短・業務効率を叶え

売り上げUPに繋げる

 

片付けコンサルタントのブログへ

ありがとうございます

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日々新しく作成されたり

FAXや郵送など

 

ペーパーレスといいながら

まだまだ紙での

やり取りは多いものです。

 

だからデスクの上に

積まれていくんですよね

 

 

先週の事です。

リモートでのデスク整理サポート中に。。。

と思わずお声掛けした

書類を拝見しました

 

 

それは。。。

郵便だったかFAXだったか。。。

 

（担当者より）先に手にされた上司が

営業等で忙しくしている

担当者の代わりに

スキャン作業を済ませて

 

デスクに置かれていたモノ（書類）

だと教えて下さったんです。。

 

 

 

『スキャン済』

 

この”お印”の、ひと手間があることで

 

処理済として渡された担当者も

”わざわざ確認する”と言う

手間が省ける訳です。

 

 

「これって、、、

スキャンは、終わってますかねぇ。。。」

 

といった確認作業は

本人の時間は勿論相手の時間も

奪ってしまう事になります。

 

さりげない事の様ですが

会社全体で考えると

倍の時間が節約できたことになります。

 

こうした

問い合わす（確認）という行為は・・・

チームで仕事を進める上で

非常に大切なコトです。

 

しかし、減らす工夫ができれば

それに越したことはありませんね。

 

なぜなら、、、

相手の手を止めてしまう行為は

集中力を途切れさせてしまう

要因だからです。

 

集中力が切れた状態から

また集中力を

高めていくためには時間がかかりますね。

 

 

つまり。。。

 

確認のために奪う時間は

単純に2人分では無く

 

集中力が欠けた時間も

プラスアルファで

無駄になるという訳です。

 

これは会社全体で考えた場合

大きな時間のロス/損失ですね！

 

 

 

日常的に見かけられるのは

”口頭で”『スキャン済よ』と告げられる

パターンです。

 

この場合

その直後はしっかりと

覚えているものですが。。。

 

暫くすれば、、、

「あれ・・・⁈どうだったっけ⁈」と

忘れてしまうものです。

 

記憶頼りは頼りないものなので

注意が必要ですね

 

 

 

ハンコでなくても

付せんで大丈夫です

 

始めの段階での

こうした思いやりの”ひと手間”って

後になる程に

効果を発揮するんですよねぇ

 

 

 

書類整理のお困り事を

ぜひお聴かせ下さい。

 

片付け効果は

整った先にあります

 

 

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