「各自の書類〇％削減」は危険

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大掃除の日程はお決まりですか⁈

書類整理もこのタイミングに‼と

お考えの会社さんも多いと思います。

強制的に

時間を設ける事は大切です。

しかし、注意が必要です。

闇雲に。。。

『各自の書類〇％の削減（処分）』

と掲げる事は危険です。

今日は、そんなお話です。

書類（データ）整理は
判断基準が曖昧だと
廃棄（処分）することができず

「取りあえず」「取りあえず」と

本来不要なモノまで

残していく事になります。

逆に。。。

法的に保存が必要なモノまで

処分してしまう危険性もあるのです。

引き出しも棚も隙間なく
『びっしり』と‼

こうなってしまってからの
書類整理は

ある程度まとまった
仕分け時間が必要となります。

しかし。。。1人では

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・気力が続かない。。。

・自信をもって処分でいない。。。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

で。。。
そのままを段ボールや紙袋に入れて

足元にこっそりしのばせておく！
といった状況になる訳です。

中には
可動式の個別棚を

背後に置かれている場合もあります。

何となくスッキリ片付いた

気になるものですが

個人管理を助長する危険性があるので

お勧めはしません。

３S等の指導の元
社を上げて

『各自の書類30%の削減‼』

と、強制実施が促される事を
聴きます。

時にはこうした強制力も必要で
効力を発揮します。

ただ

『基準』が明確でなく

マイルールでの
削減達成では。。。

一時しのぎにしかならないのです。

半年も経てば、元に戻るでしょう。

指導者は書類（データ）の

「保管」・「保存」の基準を

明確に示することが重要なんです。

その基準が曖昧なままの
「減らせ・減らせ」の指導では

根本的な解決に
ならないだけでなく

本来、法的に保存して

おかなければならない書類まで

処分してしまう

危険な可能性も含んでいるのです。

という方法が私の書類サポートです。

作成された書類（データ）には
保管▶保存▶廃棄

という大きな流れを持たせることが
大切なんです。

基準が分からない為に
「何となく、、、」で持ち続け

大切なスペースを不要書類に
占拠されない様にして下さい。

不要な書類が占拠するスペースにも
賃料という「経費」が

掛かっていることを
お忘れなく！

水口智恵美

 

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