「不要な書類」を見分ける5つの基準

1971pocket

 

書類の整理が進まない理由は

 

「時間が無くて」と

言われることが多いですが

 

実は。。。

残す書類と処分していい書類の

『基準が分らない・・・』

 

と言うことが多いです。

 

『基準』って。。。悩みますよねぇ。

 

今日は『「不要な書類」を見分ける

5つの基準』というお話です。

 

 

 

書類整理のサポートの時に

 

「よく使っていますか⁈」など

使用頻度について

お尋ねすることがあります。

 

すると。。。

「余り見ないし。。。

要らないと言えば

要らないんだけど、、、」

 

そんな、お答えが返る事が多いです

 

 

これは「どこまで残せば良いのか」という

基準が分らない不安からのお答えです。

 

 

今日は

書類を整理する時の『基準』を

5つのポイントにまとめて

お伝えしますね

 

※法的保存の必要な書類は別ですので

混同しないで下さいね。

 

 

 

１、作成から1年以上経過している⁈

私が、書類整理で指針としている

『ファイリングシステム』では

 

＝＝＝＝＝

 

 

といったデータがあります。

 

 

 

 

作成して半年で90％

1年以上経つと、、、99％も見なくなる‼

と言うことです。

もちろん全ての書類に

当てはまる訳ではありませんが

『基準』/目安にしてみてください

 

 

 

２、電子データとして保存されている⁈

電子データで保存されていれば

必要な時にプリントアウトできるので

処分しても大丈夫です。

 

 

１、の場合（1年以上経つ書類）も

参考程度に置いときたい。。。

というのであれば

３、情報、古くない⁈

 

 

４、書類や冊子、重複していない⁈

研修や会議で持ち帰った書類や冊子は

事務所の共有物として1部の保管❣

 

こうしたルールを作り

それ以外は処分して

私物をなくしましょう

 

 

明確なルールがないと結局は

 

各自のデスクや引出し

足元などで増殖する事になり⚠

 

事務室全体が雑然としてきます。

 

早めに基準を決めて下さいね。

 

 

 

 

５、最新以外の書類は⁈

よく有るのが

「途中経過や確認のため」にと

プリントアウトした書類です。

 

これは、役目を終えたら

即、処分しましょう。

 

常に最新版のものを残す様にします。

 

新旧の混在は

間違いを起こす元です⚠

 

 

いかがでしょう

 

 

 

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✅法的な保存の基準がよく分からない

✅自分達だけでは、余計な時間がかかりそう

✅ルール作りも教えて欲しい

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こういったお困りでのご相談も

お気軽にどうぞ

 

 

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