どうして、大量の「書類」を抱え込むんでしょう⁈

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私たちは、どうして

大量の書類を抱え込むのでしょう⁈

 

大量の書類の中から

「探しモノ」ばかりしている様では

仕事の効率はダダ下がりです。

 

それだけでなく。。。

今日は、そんなお話です。

 

 

 

大量に抱え込んだ書類の中から

「探しモノ」ばかりしていると言うことは

 

仕事の効率を下げているだけでなく

「探しモノ」時間にお給料（人件費）を

支払っている事にもなります。

 

 

こうした状態は

周りの人にも大きなストレスになります。

 

雪崩が起きたら

たまったものではありません‼

（実際に現場に居合わせた事があります）

 

 

 

更に、こうした

書類の山積みデスクは

来社下さるお客様への信頼にも

大きく影響する事です。

 

 

なのに。。。

どうして大量の書類を抱え込むのでしょう⁈

 

 

 

それは・・・

『明確な基準/ルールが無い』からです。

あるいは、『共有されていない』からです。

 

 

・もう使わないちゃ使わないんだけど

・いつまで置いておけば良いんだろう

・どこに、しまえば良いんだろう

・どうやって、しまえば良いんだろう

 

。。。。。こんな風に感じながらも

どうして良いのか分からず

慢性的な「片付かない」状態に

なっている事が多いです。

 

 

分り易いルールブックがあれば

社員は迷うことなく

安心して「整理」できる様に

なるんですよね。

 

しかし、ルールや共有が無ければ

不安だから『取りあえず取っておこう』

となる訳です。

 

 

 

 

情報は新鮮さが大切です

 

時代の流れがスピーディーな今

古い情報に拘っていては

会社の命取りにも・・・

 

 

✅新旧の情報が

一目で判断できない様な

ファイル名が付けられている。

（「最新」ファイルが幾つもある）

 

✅ファイル名が明確でなく

マイルールになっている。

 

✅共有に保管すると分からなくなるので

デスクトップに置いている

 

 

こういった事は実際に起っていながら

気付かない事が多いものなんです⚠

 

必要な時になって大騒ぎなる

といった事が実際に起っています。

 

そこでやっとことの重大さに

気付く訳ですが

プライドや意地でもって

自力で何とかしょうと思っても

 

根本的な『やり方』が分らず

手が止まってしまう。。。

 

 

こういった

コミュニケーション不足も

『環境整備』を通して

整備していく事が大切なんです。

 

コミュニケーション疎通も

日常的な仕事の効率アップへと

繋がっていく重要な要素です。

 

 

 

 

インボイス制度が本格始動し

クラウドでの保存整備が

より重要になってきました。

 

 

「取りあえずスキャン」では

リアルな書類の探しモノよりも

混乱は大きくなります。

 

 

『整備/ルール作り』できていますか

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります