床スペースを2割生み出す「書類と備品」の仕分け術❣

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手狭に感じる様になったオフィスを

『片付け/環境整備』で

移転を先延ばしする❣

 

そして、賃料を押さえた分で

人手を増やして仕事の効率を上げる

『経営戦力としての環境整備』

というお話しをしてきました。

 

「本当にそんなことできるの…⁈」

疑心案議ですよね。

そこで今日は「書類と備品」の

仕分け方のお話しです。

 

 

 

気がつくと…床にモノが置かれていませんか？

「最近、なんだか事務所が手狭だな……」

そう感じたとき、足元を見てみてください。

 

✓コピー用紙の段ボール

✓中身のわからないファイル

✓使っていない予備の備品

 

こういったモノが

床を侵食していませんか？

 

小さな会社では

日々の業務に追われて

「とりあえずここに置いておこう」が

積み重なりがちなんですよね⚠

 

 

ですが

もし、床面積の2割がモノで

埋まっているとしたら・・・

 

それは家賃の2割を

「モノの保管料」として

支払っているのと同じなんです⚠

 

もったいないですよね。

 

 

この「もったいないスペース」を

無くすために

2つの基準で仕分けをします。

 

 

 

ステップ1　書類の選別とペーパーレス化

➀「過去1年間一度も開かなかった書類」は箱に詰める。

 

私が、書類整理で指針としている

『ファイリングシステム』では

 

＝＝＝＝＝

 

といったデータがあります。

 

 

 

 

作成して半年で90％

1年以上経つと、、、99％も見なくなる

と言うことです。

 

もちろん全ての書類に

当てはまる訳ではありませんが

『基準』/目安にしてみてください

 

 

 

②「データ化して破棄」のルールを作る

 

「取っておきたい書類」は

スキャンしてクラウドで保存します❣

 

ただし

ファイル名・フォルダ名のルールが

曖昧なままでの『取りあえずスキャン』は

リアルな書類よりも危険です⚠

 

安易な「スキャン⇒クラウド」は

おススメしないので注意して下さい。

 

 

ステップ２　備品の「適正ストック量」を決める

✓「安いから」とまとめ買いした文房具やコピー用紙

✓退職した社員が使っていたデスク周りの小物

 

 

こうしたモノは

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「1ヶ月分のストック」

「残り○個になったら買う」

ーーーーー

 

などの適正量ルールを決めます❣

 

 

Amazonやアスクルなど

翌日に届く時代です。

 

オフィスの貴重なスペースを

文房具や備品の倉庫代わりに使う

必要は無いですよね。

 

 

 

仕組みを変えれば、オフィスは驚くほど広くなる

『片付け』という響きに

「時間ができれば…」といった感じで

軽視されがちですが

 

「オフィスの床面積という資産の最大化」

という立派な経営判断なんです。

 

 

仕組みに沿って

書類と備品を仕分けることで

移転しなくても

今のオフィスの2割のスペースを

取り戻せる訳です。

 

 

床が広くなると

オフィスの空気は必ず変わります

 

そして

社員の動きも自然と軽くなります❣

 

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うちの事務所の場合

どこから手を付ければいい？

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とお悩みの方は

まずは現状診断から

お気軽にご相談くださいね