お客様情報を「担当者管理」にしない‼

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会社で作成された書類は

会社のものです。

「何を『当たり前』な事を」と

感じるかもしれませんが

そうした意識が薄れている

という状況は実際に起っているんです。

今日は、そんなお話です。

お客様を担当制にしている場合

「お客様情報」を担当者で管理する⚠

といった状態なら

そのルールを直ぐに見直して下さい。

会社の大事な資材である

お客様情報を個人（担当者）で

抱え込んでしまうと

担当者しか知り得ない情報になり

デメリットしかありません。

もし担当者が。。。

✅外出中

✅休暇中

といった場合

対応できない事態となります。

仕事がスムースに進まないことで

迷惑をかけてしまうに留まらず

信頼を失うことにもなりかねません。

だから

社内の共有資材として

対応できる様に仕組みを作ることが

大切になる訳です。

業務の効率化

＝＝＝＝＝

◆会社の共有資材として

◆共有できる棚（やフォルダ）に

◆共有されたルールで管理する

＝＝＝＝＝

そうすることで

必要な資料が誰でも

サッと出せるようになるので

作業時間が大幅に短縮でき

担当者が不在でも

スムースに対応できる様になります

中には即座に対応できない事もあるでしょう。

そういった事も含めながら

普段から情報共有をしておく

コミュニケーションも大事に

なってくるんですよね。

担当制でお客様との

直接的な窓口は担当者であっても

お客様は会社のものです。

（ものという表現には語弊がありますが

担当者で抱え込むのはNGという意味です）

危機感の意識

個々人で書類（データ）を管理していると

✅重要な書類（データ）が見つからない

✅紛失してしまった

といった事が起き易くなります。

だからこそ

ルールに沿って共有で保管をして

紛失や盗難防止のための

＝＝＝＝＝

✅書類管理の基準

✅方針や方法の明確化

✅セキュリティの強化

＝＝＝＝＝

に取組む事が大事な訳です。

書類（データ）の保管ルールを

社内で見直してみて下さいね。

気になる事があれば

お気軽にご相談下さい

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