書類の仕分けは「捨てる・残す」だけじゃない

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「○○の書類って

どうしたら良いんでしょう…？」

 

書類整理のサポート中

こんな質問を受ける事が多いです。

 

判断ができないまま

“取りあえず残している”

書類の山って

なかなか減らず悩みの種です。

 

実は、書類の整理って

「捨てる」か「残す」の二択じゃ

上手くいかないんです‼

 

今日は、そんなお話です。

 

 

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残す書類にも、いろいろな役割がある

必要として手元に残している書類ですが

それぞれに役割が有る❣

って意識されたことってありますか？

 

 

例えば…

✅今週中に確認しなければならない見積書

 

✅取引先から届いた請求書

 

✅契約内容を確認するための書類

 

✅法律や社内ルールに沿って

　保管しておく必要がある書類

 

 

どれも「残す書類」です。

ですが、これらの書類すべてを

同じ場所に置いていたら…？

 

つまり

今すぐ対応したい書類が

保管するだけの書類に

埋もれてしまっているって事ですが

 

急ぎ対応の書類を出すに

非効率だしイライラしますよね。

 

 

そんな状況を他人事で想像すると

冷静に「そんなの当たり前じゃない！」と

言えますが

多くの方の現実はそんな状況です

 

 

ところが自分事になると

✓必要な書類を探すのに

　時間がかかっている。

✓確認漏れや対応の遅れにつながる。

という意識がない訳です

 

 

書類の仕分けって

「何のために

どのように残すのか‼」

まで考える必要がある❣

ということなんです

 

 

書類を3つの視点で仕分ける

そこで

書類を整理するときは

こんな視点で分けてみて下さい。

 

➀今、使う書類

確認・記入・返信など

具体的な対応が必要な書類です。

 

すぐに取り出せる場所に置いて

対応が終わったら次の保管先を決めます。

 

 

②保管する書類

契約や経理など

後から確認する必要がある書類です。

 

保管する理由や期間を確認し

必要なときに見つけられる

仕組みをつくります。

 

 

③ 役割を終えた書類

すでに対応が終わり

保管する必要もなくなった書類です。

 

ただし

保存義務や社内ルールなどを

確認したうえで

適切に処分します。

 

 

使っていない書類を

すぐに捨てる‼

 

でもないし

 

判断に迷う書類を

いつまでも机の上に置き続ける

必要も無い訳です。

 

 

大切なのは

それぞれの書類の

役割を明確にすることです❣

 

 

 

「書類整理」は、仕事の流れを整えること

書類って

 

・確認する

・判断する

・伝える

・記録する

・仕事を進める

 

ために使うものなんですよね。

 

 

だから

書類の置き場所を決めるときには

「どこにしまうか」だけでなく

 

「いつ、誰が、どのように使うのか」も

考える必要があります。

 

書類を探す時間が減り

対応すべき仕事が見えやすくなれば

仕事の流れも変わってきます。

 

 

『書類整理』は

捨てることが目的ではありません。

 

 

必要な書類が必要なときに

すぐに使える状態をつくること

です

 

 

さてさて

あなたの事務所の机の上には

どんな書類が積み重なっていますか？

 

その書類は、今すぐ使うものですか？

それとも、保管するものですか？

 

もしかしたら…

既に役割を終えていませんか？

 

まずは一枚の書類から

その役割を見直して参りましょう

 

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています。

 

不安いっぱいで起業を始める方達に

私が頂いたお陰様の

ご恩送りができればと思って

書かせて頂きました❣