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オフィスの書類が“かみ隠し”にならない書類保管のコツ

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子どもが小学生の時、映画館へ観にいった

『千と千尋の神隠し』が

舞台『千と千尋の神隠し』として

始まりましたね。

 

舞台の“神隠し”は楽しみですが

書類の“紙隠し”は避けたいものです。

 

今日は、書類が“紙隠し”にならない

『書類を保管するコツ』のお話です。

 

 

 

 

1.3つに仕分ける

 

デスクに山積みされている書類は

「必要」「不要」「保留」(迷う)

3つに仕分けします。

 

「不要」と判断できたモノは

シュレッダー・ゴミ箱など

適切な処理をして廃棄(捨てる)します。

 

 

2.書類を保管する場所を決める

・可能な限り、個人の引出し保管はやめて

共有の棚・引出しに納める。

(状況によって、個人の引出しに保管する場合も

誰が開けても良い状態=共有が基本)

 

・クライアント様別、地域ごと

カテゴリーごと、、、など

仕事の流れ・使用方法によってまとめる。

 

 

*このまとめ方で

使い易さ、使い難さが分かれます。

 

適当‼ではなく、しっかりと

検討して頂きたいポイントです。

 

 

3.収納は7~8割を目安に(スペースにゆとりを!)

 

始めからピッタリの量が収納される‼

と言う事は、、、

新しい案件が入るスペースが無い

という状況です。

 

これでは、また直ぐに『デスクに山積み』が

始まってしまいます。

 

必ず新しい案件が入る

2~3割のゆとりスペースを作ります。

*ここ!プロの醍醐味ですわーい (嬉しい顔)ぴかぴか (新しい)

 

 

4.書類に見出し(タイトル)を書く

仕分けをした時には覚えていますが

他の書類と一緒になると

分かり難くなります。(忘れます(笑)冷や汗 (顔)

 

使う度に、中身の確認をする様では面倒です。

こうして、放置される運命をたどる訳です。

 

例え、今日・明日中の

案件であっても、必ず「見出し」を付けます。

 

“カオナシ”は作らないで下さいね‼

 

「保留」の場合は特に

見出し・締切り日or確認日を

必ず記入しておくことがポイントです。

 

 

「保留」を確認する時に

締切り日or確認日という

『賞味期限』がある事で

 

判断が非常にスピーディーに

出来る様になるのです。

 

 

“見出し名”(タイトル)の付け方ポイント

 

「○○関連」「○○系」「その他」

など、曖昧な名前は避けます。

 

付けた時は分っていても

複数人で使う場合

解釈がバラバラになります。

 

結果、ファイルの中身がファジーとなり

混乱を招くことになるのです。

 

 

5.書類は縦てて保管する

 

見出しをつけて分類した書類は

見出しが見える様にして

ファイルBOXに縦にして保管します。

 

注意タイトルを付けて

デスクに山積みにしない様で下さいね(笑)

 

引出しの中も、縦て収納が基本です。

 

 

水口智恵美

 

大切な書類が”紙隠し”にならない

書類整理のご相談は

Zoomで行っています。

お気軽にお声掛け下さいわーい (嬉しい顔)

 

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました

 

 

 

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名前水口 智恵美
住まい大阪府

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人も企業も、いつからでも成長できます!
空間と心を整え、あなたの本気の成長を本気で サポートする整理収納コンサルタント水口です。

空間が整う事で、時間的・経済的・精神的に 大きな効果を得ることができる!! とご存知ですか?!

収納コンサル後、「売上げが伸びました」と、企業様からのお声も頂きコンサルの継続をご希望頂くなど、コンサルと共に企業様向けセミナーも、高い評価を頂いております。

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