“探す時間ゼロへ”ファイリングで生産性を上げる

2514pocket

 

「○○の見積、どこにしまったっけ？」

「ここに置いてた△△の契約書は？」

 

小さな会社にとって

数分の探しモノ時間でも

積み重なると

 

人件費の大きな損失となって

利益を生まないコストを

増やすことになるんです⚠

 

という事は・・・

探しモノ時間のコストを

減らす取り組みは経営の数字に

直結するということなんですよね。

 

 

 

 

利益を生まないコストとなる

『探しモノ時間』を無くす

取り組みとは。。。

 

探しモノをしない仕組みを

作ることです

 

 

ルールを“会社の共通言語”に

もしも。。。

フォルダ名、作成日の表示方

具体的なファイル名が

 

個々でバラバラな状態だったら

検索が機能しないので

作成者にいちいち確認するなど

とんでもなく無駄な時間を

使う事になります⚠

 

（さすがにこんな状態では無いと思いますが

近い状況は結構あるんです。）

 

 

先ずは

ーーーーー

□どのカテゴリーに格納するのか（大分類）

□次にフォルダ名を決めます（中分類）

□そしてファイル名となります（小分類）

ーーーーー

 

ファイル名の付け方が

作成日_ファイル名となります。

 

 

何だか面倒くさい感じがしますよね・・・

でもココをしっかり決めておけば

 

事業が増える時や

スタッフの担当交代時など

新採用時の引継ぎ時など

 

ムダに時間を取られる事無く

スムーズに回す事が

できる様になるんです

 

 

そのためにも

仕組み作りには担当者（チーム）を

設定して充分な時間も設けて下さいね❣

 

そして決まった仕組み（ルール）は

必ず全員で共有してください❣

 

 

 

定位置管理

分類設定が確定したら

書類やデータの

“定位置”を決めます

 

ーーーーー

＜書類＞

ファイルボックスや棚に

ラベルが貼って無かったり

 

＜データ＞

フォルダの階層が深すぎる

ーーーーー

 

こんな状態だと毎回迷子になって

返って時間が掛かる事になるので⚠

 

 

書類なら棚やファイルボックスに

必ずラベルを貼り

 

電子データなら

三クリック（三層）以内で

目的の書類にたどり着ける構造を

目指します。

 

 

こうした仕組みを作ることで

誰が担当しても

同じ手順で取り出せる

環境が整う訳です

 

 

 

書類とデータの役割を分ける

また

書類とデータの役割を

明確に分けることも重要です。

 

 

電子化が進んでも

「念のため両方保存」では。。。

探す対象が二倍になってしまいます。

 

ーーーーー

書類は現場で一時的に

必要なものだけに絞って

保存すべきものは電子データに

一本化する。

ーーーーー

 

ということを決める事も大事です。

 

 

契約書や領収書など

長期保存が必要な書類は

 

電子帳簿保存法など法令を確認し

紙を廃棄しても問題ない基準を

共有しておくことが

安心につながりますね

 

 

 

経営者の視点

経営者にとって

資料を探す時間は。。。

利益を削る見えない経費なんだ‼

 

という事を

肝に銘じておいて下さいね。

 

 

逆に

 

 

 

外部の片付けコンサルタントを

活用すれば

 

社内で決めきれない

ルールづくりや電子化の判断を

短期間で整えられます

 

 

こうした

“探さない仕組み”を

手に入れることは

 

単なる整理整頓ではなく

売上を生み出すための

環境整備です。

 

 

書類を探す時間が

ゼロに近づけば…

 

スタッフの行動は

本来の業務へと変わるので

 

その積み重ねが

会社の成長を確実に

後押しすることになる訳です

 

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています