山積み書類をスッキリ整理！3つのステップと2つのポイント

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デスク周りに

山積みされた書類が

視界に入っていませんか？

 

「必要な書類が見つからない」

「机の上が整理できない」と

感じてはいませんか⁈

 

実はこの書類の山が

業務効率を低下させているんです‼

 

 

 

片付けられない

『書類の山』を見ては

“このままじゃマズイよなぁ”と

感じながらも手が付けられない。。。

 

探しモノばかりして

効率悪いんだよなぁ。。。‼と

感じていたら

 

『書類整理』のタイミングです。

 

 

ステップ1：『必要』と『不要』の仕分け

先ずは

1枚1枚の書類と向き合いながら

『必要』と『不要』を

仕分けることです。

 

 

『不要』と判断した書類は

処分して下さいね❣

 

過去の案件の資料や

もう必要のない書類が・・・

溜まっていませんか？

 

法定保存期間が過ぎた書類や

業務に役立たないものを

処分するだけで

かなりスッキリします

 

 

 

ステップ2：必要書類には見出しをつける

必要として

残した書類には

必ず「見出し」をつけます❣

 

“どんな内容でいつ対応するのか❣が

すぐに分かるよう”に

しておくことが大切です。

 

 

 

書類の整理ができていないと

必要な書類を探す時間が無駄になって

作業の効率が大幅に下がります⚠

 

分類の基準を決めて

簡単に見つけられる様に

しておくことが大事です❣

 

 

 

ステップ3：書類は立てて保管する

書類は「積上げ」ての

保管では無くて

立てて保管するのがベストです。

 

 

横積みにしていることで

散らかって見えるだけでなく

必要な書類が探しにくいです⚠

 

立てて保管すれば

書類の出し入れが

スムーズになる上に

デスク周りも整然とします

 

 

 

ポイント１：保存の基準を決める

書類整理を始める前に

最も重要な事は

「保存の基準」を決めることです。

 

 

 

 

終了した案件の書類を

どうするか‼

 

その判断基準を

明確にしておく事で

迷わずに作業に取組む事ができます❣

 

 

保存が必要な書類には

法定年数に基づいて保存をして

 

データで残しておけるものは

紙を処分するなど

必要な書類の扱い方を

しっかりと決める事は必須です。

 

 

 

ポイント２：書類の山が仕事効率を下げる

書類が山積みになったままだと

効率的な業務の運営が

難しくなります。

 

デスク周りの

書類整理ができると

作業のスピードが上がり

時間を有効に使うことができます❣

 

 

効率的な業務運営のためにも

まずは書類整理から

始めて下さいね

 

 

整理整頓された環境が

社員のモチベーションや

業務成果にも

良い影響を与えます

 

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています。

 

不安いっぱいで起業を始める方達に

私が頂いたお陰様の

ご恩送りができればと思って

書かせて頂きました❣