たまった書類を簡単に仕分ける3つのコツ

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「片付け苦手なんです。。。」

 

「書類。。。

大変な事になってます。」

 

そんな風に肩をすくめられる

経営者さんは多いです

 

今日は

そんな経営者さんのために

簡単に書類を仕分けるコツ

のお話しです。

 

 

 

 

ため込んだ書類を

スッキリと整えるには

 

仕分けをして減らすコトです。

 

 

そこで今日は

簡単に「仕分ける」コツを順番に

お伝えしますね❣

 

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１．『保管』が必要な書類を決める

 

２．『新しいもの』から仕分ける

 

３．不要な書類は門前払い

＝＝＝＝＝

 

 

１．『保管』が必要な書類を決める

封書でやってくる書類の中には

送り状や広告的なモノもあります。

 

なんでもかんでも残しておいたら

膨大なスペースが必要になります。

 

しっかりと見極めて

必要な書類だけに仕分けます。

 

 

◆重要書類

・契約書・保証書・証券など

厳重に保管が必要です。

 

　（保証内容の変更や解約なども

　　備忘録のために保管しておくとgoodです）

 

◆一定期間保管の書類

・プロジェクトなど（終了するまで）

　▶終了後は所定の保存先へ

 

・火災保険・社用車保険・生命保険などの

内容証明（最新に入れ替える）

 

◆保管の必要が無い書類

 

 

 

２．『新しいもの』から仕分ける

書類の整理をしよう❣と決めると

古いモノからやっつけて

しまいたくなるものですが

 

『新しいもの』から着手することが

コツです。

 

 

先ずは今❣を

整える事を優先するのは

現状の仕事の効率に繋がるからです。

 

 

最新が整う事で

過去への遡り作業も時短できるんです

 

 

 

３．不要な書類は門前払い

通販などで買い物をすると

その後、メールと共に

カタログなども届く様になります。

 

 

それを見て買い物をする場合は

良いですが

そのまま処分する事が多いものです。

 

処分するにも

ビニール封筒とカタログの

分別があります。

 

 

その手間が面倒で

そのまま放置されている現状を

多く見ています。

 

 

そんな負のルーティンを無くすために

発送元にストップの

連絡を入れる事です。

 

メールも同じで

手間は面倒ですが1度の手間で

ルーティンの「無駄」が

なくなります。

 

 

 

『書類整理』そのものの

『時短』を目指すためにも

 

初動のアクションが大切です

 

 

 

 

初動アクションが

確実に身につく

 

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ご興味のある方は

お気軽にお声掛け下さいね

 

 

 

 

 

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