コミュニケーションが変わる書類整理のルール作り

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書類の『保管や保存』のルール。。。

必要である事は感じながらも

曖昧なままの会社さんは多いです。

 

今日は

書類管理のルールが無いために

起こっている「負」と「改善方法」

についてのお話です。

 

 

既に、廃棄/処分しても良い書類が

引き出しの中や

フォルダの中に綴られたまま。。。

 

という状態はアルアルです。

（シレッと幅を利かせています！）

 

 

同じように

法的な保存年を迎えながら

 

現役選手たちに交じって

事務室に鎮座しているケースも多いです。

 

 

ルールが無いために起こっている負

 

社長さんは

はそれとなく把握されていても

 

日々、主として携わっている

スタッフさん

特にパートさんは

 

 

こんな感じで

ご自身に任せられた

内容以外の事/書類は

 

無関心。。。という状況は多いです。

（触ってはいけない！との思い込みの遠慮からも）

 

スタッフさんの入れ替わりが

多いところでは

 

 

前任者が

そのままごっそり置いていったまま。。。

といったことは

決して珍しい事ではありません。

 

 

たまたま・・・

 

何となく、、、得意な人が

何となく、、、見た目を整えている

というパターンもあります。

 

 

この場合

その方が辞めてしまうと

 

そもそものルールがないので

煩雑になってしまうのも

時間の問題な訳です。

 

 

こんなふうに

共有した明確なルールが無いために

 

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

■常に探し物をしている

 

■重要な書類を失くしやすい

 

■必要な書類が直ぐに取り出せない

 

■残業が減らない

 

■特定の人に負担が集中している

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 

といった

 

目指している

業務効率化とは正反対な事が

起こっているのです。

 

経費削減とも正反対であり

危機管理の視点からも危うい状況です。

 

 

 

改善と効果

 

こうした状況を改善するために

〇書類には賞味期限があること

 

〇現役選手と引退選手は別にする

　（保管と保存）

 

〇具体的な仕分け方法

 

 

を、伝えしながら

スタッフさん達と一緒に

 

引き出しの中や

棚の中を１つ１つ丁寧に

整理することです。

 

 

実際。。。

スタッフさん達の目が

キラキラし始め

 

＝＝＝＝＝＝＝

知りません！

できません！

＝＝＝＝＝＝＝

 

から

環境整備全般に対して

積極的に関わられる様になるのです。

 

中には、

 

 

と、嬉しそうに報告して下さる

スタッフさんも出てきます。

 

 

環境整備が自分事として

捉えられる様になると

 

担当以外の仕事も

会社全体の仕事として考える

 

といった様に

仕事への意識が変わっていかれます。

 

 

逆に。。。

書類整理のルールが

共有されていない時は

 

自分のテリトリーを守ることに

必死です！

ギスギスした雰囲気が蔓延しています。

 

 

 

共有のルールを持つ事は

コミュケ―ションという関係性にも

大きく影響しているのです。

 

 

仕事が楽しく、やり甲斐を感じていても

辞めて行くのは

 

。。。最終的には

人間関係に起因していると

言われています。

 

 

コミュニケーションも整う

環境整備を

真剣に考えて頂きたいのです。

 

今日はこの辺で

 

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました