”クラウド化”を進めるために、社長さんが手放すべきこと

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会議の資料やファイルが増えるたびに

収める場所を探し求めて

足元やロッカーにまで。。。

 

片付かないとお悩みの会社さんで

よくお見かけする状況です。

 

その資料。。。

本当に必要ですか⁈

 

 

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片付け効果は

整った先にあります。

 

スタッフ5人以下～ひとり社長さんの

苦手な片付けに寄り添う”環境整備”で

時短・業務効率を叶え

売り上げUPに繋げる

 

片付け専門家のブログへ

ありがとうございます

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参加された会議や研修の資料など

 

もらった時のファイルは

色や素材（紙・プラ）

サイズ（資料に対して無駄に幅広）とバラバラです。

 

（中には、配布されたり配送された

封筒にいれたままで保管されている場合も

結構多いです）

 

 

もらったままで

引出しの中に押し込まれていたり

デスクの上で他の書類の山に

埋もれていたり・・・。

 

 

そのファイル達、

最後に見た（開いた）のは、いつですか⁈

 

 

殆どの場合

“忘却の彼方”・・・というのが現実です

 

 

そういった資料を

しっかりと見直して頂くと

 

保存すべき量は、半分以下にまで

精査できることが多いです。

 

「丸ごと処分」なんてことも

珍しいことではありません。

 

 

こうして精査された資料は

バラバラなアイテムのファイルでは無く

統一したモノに移し替えることで

 

見た目は勿論

必要最低限のスペースだけで済みます。

 

そこには

ゆとりのスペースが出現するんです

 

それを叶えてくれる

紙ベースでの保管におススメなのが

個別フォルダです。

 

▼

 

 

 

。。。紙ベースでの保管に

おススメのアイテムをご紹介した直後に

何なんですが、、、

 

 

そもそも

紙ベースで保管しておく必要の無いものは

データで共有できる

 

“サーバーに保存する仕組み”に

することがおススメです。

 

その時に大事なのは

ファイル名とフォルダ名です。

 

一般的には

作成の日付・アンダーバー・名前

『20220706_ ○○会議資料』

といった感じです。

 

 

タイトル（名前）を付けたフォルダの中に

必要なファイルを

同じように名前を付けて

入れていきます。

 

このタイトル（名前）の

付け方ルールを共有しておくことが

重要なんです。

 

 

名前の付け方が

バラバラになってしまうと

 

見つけ出すのに無駄な時間がかかる

恐ろしい事になってしまうからです

 

 

こうした

書類の保存やクラウドの運用を

スムーズに運営する上で

最も大切な事は・・・

 

管理者/担当者を複数人決める事です。

 

 

 

管理者/担当者が全ての作業を

行う訳ではありません。

 

必要なルールを決めたり

一斉に整理をする期間や

〆切り日を決めたりといった

 

運営、促進をする

コアメンバーという事です。

 

 

こういった管理者が

必然的に（ご多忙な）社長さんで

ある場合が多いために

 

残念ながら、、、

重要なのに後回しになる訳です。

 

 

先ずはこの管理を手放す。

そのために仕組みを作る。

 

ペーパレスを

本格的に進められる上でも

大切なことです。

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります

 

 

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