オフィスの書類が“かみ隠し”にならない書類保管のコツ

Tweet

Pocket

1214pocket

子どもが小学生の時、映画館へ観にいった

『千と千尋の神隠し』が

舞台『千と千尋の神隠し』として

始まりましたね。

舞台の“神隠し”は楽しみですが

書類の“紙隠し”は避けたいものです。

今日は、書類が“紙隠し”にならない

『書類を保管するコツ』のお話です。

１．３つに仕分ける

デスクに山積みされている書類は

「必要」「不要」「保留」（迷う）の

3つに仕分けします。

「不要」と判断できたモノは

シュレッダー・ゴミ箱など

適切な処理をして廃棄（捨てる）します。

2．書類を保管する場所を決める

・可能な限り、個人の引出し保管はやめて

共有の棚・引出しに納める。

（状況によって、個人の引出しに保管する場合も

誰が開けても良い状態＝共有が基本）

・クライアント様別、地域ごと

カテゴリーごと、、、など

仕事の流れ・使用方法によってまとめる。

＊このまとめ方で

使い易さ、使い難さが分かれます。

適当‼ではなく、しっかりと

検討して頂きたいポイントです。

3．収納は７～８割を目安に（スペースにゆとりを！）

始めからピッタリの量が収納される‼

と言う事は、、、

新しい案件が入るスペースが無い

という状況です。

これでは、また直ぐに『デスクに山積み』が

始まってしまいます。

必ず新しい案件が入る

２～3割のゆとりスペースを作ります。

▲

＊ここ！プロの醍醐味です

4．書類に見出し（タイトル）を書く

仕分けをした時には覚えていますが

他の書類と一緒になると

分かり難くなります。（忘れます(笑)）

使う度に、中身の確認をする様では面倒です。

こうして、放置される運命をたどる訳です。

例え、今日・明日中の

案件であっても、必ず「見出し」を付けます。

“カオナシ”は作らないで下さいね‼

「保留」の場合は特に

見出し・締切り日or確認日を

必ず記入しておくことがポイントです。

「保留」を確認する時に

締切り日or確認日という

『賞味期限』がある事で

判断が非常にスピーディーに

出来る様になるのです。

“見出し名”（タイトル）の付け方ポイント

「○○関連」「○○系」「その他」

など、曖昧な名前は避けます。

付けた時は分っていても

複数人で使う場合

解釈がバラバラになります。

結果、ファイルの中身がファジーとなり

混乱を招くことになるのです。

5．書類は縦てて保管する

見出しをつけて分類した書類は

見出しが見える様にして

ファイルBOXに縦にして保管します。

注意タイトルを付けて

デスクに山積みにしない様で下さいね(笑)

引出しの中も、縦て収納が基本です。

大切な書類が”紙隠し”にならない

書類整理のご相談は

Zoomで行っています。

お気軽にお声掛け下さい

今日はこの辺で

本日も最後までお読み頂き
ありがとうございました

サポートプラン・価格表