調査で慌てない❣「書類整理」のポイント

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オフィスの片付けというと

「書類を減らす」「棚を整える」…

といったイメージを持たれがちですが

 

実際には

法律に沿った整理が

できているかどうかも

大切な視点なんです。

 

 

 

「何年分の書類を残せばいいのか…」
「処分に迷って箱にいれたまま…」

そんな会社さんは多いです。

ですが。。。

そんな状態だと

保管スペースを圧迫する上に⚠

思わぬリスクを抱えることにも⚠

 

 

 

保存と『出口』のサイクルを作る

書類整理のポイントは。。。

 

税務書類は「7年」を目安に❣

保存⇒廃棄の

サイクルを作る事です。

 

請求書や領収書

決算に関わる書類は

税務署から求められる場合に備えて

原則7年間の保存が必要です。

 

中には“10年や永年”

というものもあるので

しっかりと確認して下さいね。

 

 

7年サイクルを

仕組み化するためには

「年度ごとに保存ボックス」を作ります。

 

年度の記載と共に

廃棄年度を記載しておく事が

おススメです。

 

実際のサポートでも

ひな形に沿った

ラベルを作って差し上げています

 

 

『出口』を明確にしておけば

書類の山に埋もれる心配はなくなります

 

 

 

個人情報は「持ちすぎない」

顧客リストやアンケートなど

個人情報は

必要な期間を過ぎたら

速やかに処分することが安全です。

 

利用目的を明確にして保管し

必要がなくなったら早めに処分

しましょう。

「とりあえず取っておこう」と

残し続けると

もし流出した場合には

 

会社の信用問題に

直結してしまいます⚠

 

 

「すぐ出せる」が信頼を守る

税務調査や問い合わせがあったときに

資料をすぐに取り出せる会社は

それだけで「信頼できる」と評価されます。

 

逆に「どこにあるのか分からない」と

探し回る状況は

時間の無駄になるだけでなく

外部からの印象も悪くします

 

 

実際に・・・

ある会社で監査が入った際

スタッフが書類を探し出せず

 

社長さんが休みを返上して

ご家族と一緒に探し回ることに…。

 

何とか間に合ったものの

「こんな思いは二度としたくない」と

強く感じられ

 

この一件を機に

書類整理のご依頼をいただきました

 

 

 

 

 

ーーーーー
“すぐに出せる状態”を

つくることは

 

社内の安心だけでなく

経営者自身の負担を

軽くする大切な仕組み

ーーーーー

なのです

 

 

□税務書類は「7年」を目安に保存

□個人情報は必要な分だけ持ち不要分は処分

□すぐに取り出せる仕組みが信頼と安心を生む

 

 

これらは

基本的な整理のポイントです

 

まずは

足元の書類から

「残す理由」「廃棄する理由」を

確認してみませんか

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています