古い資料に埋もれない！『書類整理』で会社の未来を切り開く❣

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年度末が近づき

デスクの上に積み上げられた

書類や資料が気になる時期ですね。

 

新年度をスッキリと

迎えたいと思いつつも。。。

 

少数精鋭の会社にとって

『環境整備』は重要業務です。

放置しないで下さい‼

 

 

 

「書類棚もデスクもいっぱいで

探しモノ時間が増えているんです・・・」

 

「社員たちは

なかなか資料を処分できなくて・・・」

 

「どこから手をつければいいのか・・・」

 

経営者さんのお悩みは尽きません。

 

 

なぜ

社員たちは資料を

処分できないんでしょう？

 

 

大きな原因は

「ルールが明確じゃない」

あるいは

「理解できる様に共有されていない」

という事です。

 

 

 

 

 

どう整理して

どこまで処分してよいのか

 

明確なルールがなければ

社員は自分で

判断しなければなりません。

 

 

しかし。。。

判断にはリスクが伴います

 

「後で必要になったらどうしよう」

という不安から

 

『取り合えず。。。

残しておこう‼』

となる訳です。

 

 

整理整頓どころか

オフィス内がどんどん

雑然としてなり

 

業務効率にも

悪影響を与えてしまいます⚠

 

 

ーーーーー

✅前任者から引き継いだ書類

✅滅多に使わない取引先のカタログ

✅終了したプロジェクトの資料

ーーーーー

など。。。

実際には、ほとんど使用しない情報が

 

引出しの奥に

押し込まれていたり

 

デスクに山積みになっている

アルアルの光景です。

 

 

こうした古い情報が手放せないのは

「何かあった時のために」

という意識が働くからです。

 

 

しかし

こんな風に資料を抱え込んでいると

 

本当に必要な情報を出すのに

時間が掛かったり

重要な情報が埋もれてしまう

という事が起こるんです⚠

 

 

 

だから

「情報管理のルール」が重要な訳です。

 

 

 

 

処分の基準を明確にして

自信をもって廃棄できる様に

することが大切なんです。

 

 

例えば。。。

✅「1年以上使用していない資料は処分」

✅「プロジェクトが終わったら

　　関連資料は必要最低限に精査」

 

などの

社内ルールを設けることで

社員は迷わず処分できる様になるんです

 

 

 

古い情報に固執していると

時代遅れになってしまいます⚠

 

今の時代は情報の流れが速いので

新しい情報をどんどん取り入れ

素早く意思決定をすることが

求められています

 

 

不要な情報は手放して

業務の効率を高める思考に

シフトしないと

取り残されてしまいます・・・

＝チャンスを掴み損ねる事にも‼＝

 

 

◆『情報管理ルール』

◆『理解できる様に共有』

 

これができていれば

社員は自信を持って資料を整理し

業務に集中できるようになります

 

 

情報管理が整っているオフィスは

社員同士の

コミュニケーションも円滑で

 

結果的に

生産性向上を可能にする訳です

 

 

 

 

少数精鋭だからこそ

探しモノ時間に振り回されず

効率的な運営を目指す

必要があるんです❣

 

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています。

 

不安いっぱいで起業を始める方達に

私が頂いたお陰様の

ご恩送りができればと思って

書かせて頂きました❣