書類整理に悩む経営者さんへ❣『書類整理』3つのコツ

2278pocket

 

経営者の皆さんが

『会社の片付け』で

特に頭を悩ませるのが

「書類整理」です。

 

今日は

よりスムーズな環境整備のための

「書類整理」のコツ❣

のお話しです。

 

 

 

 

重要な書類と不要な書類が

混ざったまま。。。

 

「どれを保管」して

「どれを処分」すれば良いのか

判断に時間がかかりすぎて

 

つい溜め込んでしまってます。。。

よく聞くお悩みです

 

 

特に法的保存が必要な書類と

そうでない書類の区別は

慣れないと難しいものです。

 

 

法的に保存が必要な書類を把握する

「保存」と「処分」の判断基準‼

これがよく分からないから

書類整理が進まないんですよね。

 

 

 

 

『書類』は

法律によって保存期間が

決められているモノが

あるので

 

保存義務のある書類を

リスト化しておくと良いですね。

 

決算書や領収書、帳簿などは

7年～10年の保存義務があり

 

契約書や人事の書類にも

一定期間の保存が必要です。

 

 

「取り合えず置とこう‼」は

NGです⚠

＝＝＝何でもかんでも保存していたら

いくら収納があっても足りません＝＝＝

 

保存期間が終了した書類は

シュレッダーや溶解（専門業者）など

 

個人情報に留意しながら

破棄する仕組み（流れ）を作ります。

 

 

 

整理の作業を小分けにする

書類整理を一気にやろうとすると

かなり大きな負担になります。

 

慣れない時は時間をかけて

丁寧に「整理」する事が必要です。

作業を段階的に分けて

取組んで行きます。

 

基準や見るべき箇所などが分れば

「整理」の判断スピードは

必ず上がっていきますので

 

最初を丁寧にすることが

大事なんです

 

 

 

 

仕組み化して定期的に「整理」する

『書類整理』は一度やって終わり

というものではありません。

 

定期的に「整理」をする

仕組みが必要です。

 

月末なのか月初なのか

会社の業務ルーティンを見ながら

「整理の日（期間）」を

設けると良いですね。

 

 

 

 

 

 

また・・・

どうしても「整理」が

進まない時や不安な時は

 

 

 

 

必要な書類を保管し

不要な書類を処分することで

 

オフィスがスッキリして

業務の効率も上がります。

 

整理整頓された環境は

社員のモチベーション向上にも

繋がりますので

 

ぜひ一歩を

踏み出してくださいね

 

 

 

決して、鼻息荒く独りよがりで気ままに

生きていく宣言でも意味でもありません。

 

女性起業家が様々なしがらみに

紆余曲折をしながら

もがいてもがいて掴んだ人生だからこそ

「わたし」として生きていくと

決断できた今があるということです♥

 

私自身が、数えきれない

お陰様を頂きながら

今のご縁に繋がっています。

 

不安いっぱいで起業を始める方達に

私が頂いたお陰様の

ご恩送りができればと思って

書かせて頂きました❣