“重要書類”のデジタル＆物理ファイリング

Tweet

Pocket

2592pocket

書類は、会社にとって

「宝物（契約書、許可証）」

「地図（事業計画、マニュアル）」です。

その宝物や地図が

いつも迷子になっていたら。。。？

探しモノに毎日時間を費やすのは

もったいなさすぎますよね。

会社の『片付け/環境整備』は

「あの書類どこだっけ…？」と

ならない仕組み作りなんです

「宝の地図」作りの3つのステップ

大切な書類やデータ
「すぐに出せて、すぐに戻せる」

状態になっていますか

ステップ1：「役割」で仲間分けをする（分類のルール）

子どもと一緒に片付けをする時

「これはおもちゃ」「これは本」と

仲間/グループ分けをします。

会社の書類も同じなんです❣

グループ1：会社の命に関わる「契約の宝箱」

▶契約書、登記簿、許認可証、保険証書など

グループ2：お金と関わる「お金のファイル」

▶領収書、請求書、納税関係の書類、銀行取引の明細など

グループ3：仕事のやり方を示す「作戦会議の資料」

▶マニュアル、会議資料、商品リスト、過去の企画書など

例えば…

この3つの大きなグループに

分けてみます。

ステップ2：すべての書類に「住所（定位置）」を決める

モノや書類が迷子になるのは

住所がないからです⚠

皆さんにご自宅があるのと同じように

書類にも「必ず戻る場所」を

決めてあげるんです❣

【物理的書類の住所】

□グループ1は鍵のかかるキャビネット

□グループ２・３はファイルボックス

▶背表紙に見出しを書きます。

【デジタルデータの住所】

□PCの中のデータも同じです。
デスクトップに置くのは禁止！

□「共有フォルダ」か「クラウド」に
物理書類と同じ分類名（例：「1_契約」「2_経理」）

　のフォルダを作る。

ステップ3：「使ったら戻す」を徹底する

書類整理は

「仕組みづくり」が9割

「行動」が1割です。

書類を使った後「後で（戻そう）‼」と

机の上に放置する癖が

散らかりの原因です⚠

使ったおもちゃを元に戻すように

「使ったら直ぐに住所に戻す」を

徹底して下さいね。

これができれば

書類の山は二度と

できませんから❣

書類整理は社長の「信頼」になる

書類がすぐに出てくる会社は

取引先や社員からの

信頼度が違います。

「あの社長に聞けば

必要な情報は1秒で出てくる❣」

という安心感は

あなたのリーダーシップを

強めます

今日、少しの時間を使って

「宝の地図」を完成させましょう❣

今日の行動目標
まず重要度が高い契約書を
10枚選び出します。

その10枚に「契約」という
住所（ファイル）を与え
すぐに見つかる場所に
しまいましょう❣