増える書類は利益を減らす⁈“必要最小限”の考え方

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資料やデータが溢れる中

小規模の会社では

 

人手も限られているので

毎日の業務で管理すべき情報は

できるだけ効率的に❣

 

という視点が必要になるんです。

 

 

 

 

小規模の会社では

書類が増え続けると

管理が煩雑になり易くなります。

 

 

例えば・・・

見積り書のコピーや

複数の会議資料が

 

同じ引き出しに

無造作に入っていると

 

必要な書類を探すのに

手間がかかります。

 

 

さんざん探したのに。。。

結局、必要な書類が見つからず

 

印刷し直す羽目に。。。

こんな状況になっていませんか。

 

 

「なんとなく捨てられずに

置いている。。。」

 

といった習慣はやめて

頻繁に使う資料だけを残す。

 

 

こうしたルールを徹底することで

探しモノ時間や

スペースの無駄使いは激減します

 

 

 

探しモノ時間や

スペースの無駄が

 

日常的に積み重なると

・仕事の遅れ

・経費の浪費

・信頼の損失

 

と、負のサイクルを

招きやすいので⚠

 

『書類整理』の意識は

大切なんです。

 

 

 

無駄な書類を減らすポイント

１．定期的な仕分け

 

 

 

忙しい日常に

書類整理は後回しにされます。

 

その結果・・・

 

☑既に終了した案件の書類

☑古い契約書（期限切れ）

☑何年も前の会議資料

 

こういった書類が

棚を埋め尽くしているんですよね。。。

 

 

ため込みを防ぐには

毎月・四半期ごとなど期間を決めて

 

「今後使わない書類」を

廃棄する時間を取ることです。

 

とくに

☑法的に保管義務のない書類

☑古い見積書

☑終了したプロジェクト資料

 

 

などは、廃棄することで

書類の山を減らすことができます。

 

 

 

２．デジタル化・クラウド管理

紙の書類が増えると

スペースも取られ

散らかりやすくなります。

 

 

物理的な問題は

クラウド保管を進める事で

解決が早まります。

 

営業資料をクラウドに保管しておけば

外出先からでもアクセスできて

メンバー間での

共有も簡単になります

 

 

「重要だから❣」と

紙で保管していた過去の

報告書や契約書も

 

スキャンしてデジタル化

することで

会社の収納スペースを

大きく節約する事ができます。

 

 

※ファイル名・フォルダ名には

必ずルールを設けて下さいね。

 

※そのルールを守ることも

大事なルールです‼

という徹底も。

 

 

 

３．必要性を見極めた保管

 

 

 

法的に保管義務のある書類や

契約書類はもちろん必要ですが

 

それ以外の書類は

必要性をよく判断してから

保管を決めてくださいね。

 

 

「これは今後役立つか？」と

自問して

 

即答できないものは

処分の対象にします。

 

 

何年も前のキャンペーン資料や

古い広告提案書が溜まっている‼

アルアルです

 

 

こうした書類を手放していく事で

管理の手間が随分と減るんです。

 

 

 

書類が必要最小限になると

探しモノ時間が

大幅に短縮されるだけでなく

 

 

仕事に集中できる時間が

確保されるために

仕事の効率が上がります。

 

 

特に小規模な会社では

少しでも無駄を省いて

日々の業務を効率化することが

 

会社の業績UPを

そしてその

スピードを早める事に

つながる訳です。

 

 

 

「何かのために残しておこう」

。。。との

思いは分かりますが

 

実際にその「何か」が

起こる機会は少ないものです。

 

 

必要最小限に整理された環境は

仕事の効率化を

大きく促進しますよ

 

 

 

 

 

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