書類整理に必要な『業務フロー表』❣

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毎日の様に

書類が発生しているのは

仕事をしているからですが

 

書類整理をする上でも

仕事の流れが把握できる

 

『業務フロー表』は

とても大事なんです。

 

今日は、そんなお話です。

 

 

 

 

昨日の投稿で

『必要な書類が直ぐに出せない理由』

というお話をしました。

 

 

今日は続きで

改善策のお話しです。

 

 

毎日の様に発生する書類やデータには

社内ルールを作って

『保管・管理』を徹底する

必要があります。

 

 

それが出来ていないから

昨日の投稿の様な

状態になる訳です。。。

 

 

そうならないための

ルール作りに

 

全体像を俯瞰して見ることができる

「業務フロー表」が

必要なんです❣

 

 

「業務フロー表」なんていうと

難しく感じますが

 

会社にはどんな業務があって

日常的にどんな風に流れているのかを

しっかりと把握できる一覧表が

必要ですよ。

 

と言うことです

 

 

仕事の流れが

把握できていることで

 

書類の仕分けやまとめ方

保管に至るまで

よく分る様になるんです❣

 

 

このフロー表があれば

少数精鋭で頑張る会社さんが

例えば、事務作業を外注する時にも

 

業務の流れの中で

「この業務のココの部分を

お願いします❣」と説明し易く

 

受ける方も仕事内容を

より理解しやすくなるからです。

 

 

 

 

 

サポートをしていた会社さんで

こんな事があったんです。

 

ーーーーー

コミュニティの管理方法を

変えるタイミグで

 

一斉に申請されてくる

名簿の管理を

リモートスタッフに依頼されました。

 

 

遠距離という物理的な距離の上

週に2日程度の勤務だった

と言うこともあり

 

コミュケ―ションが充分に

取れていなかった事も

要因の1つでしたが。。。

 

その作業が終わると

契約も終了にされました。

 

 

とても意識の高い方で

 

作業そのものは

全く苦では無いけれど

 

「全体の業務と流れが

理解できていない中では

やっつけ作業になっている感覚で

辛い。。。」と。

 

 

『全体像が見える業務フロー表』で

レクチャーして欲しいと

要望されていました。

 

 

この事を機に

業務フロー表の作成が始まりました。

ーーーーー

 

その方への提示には

残念ながら間に合いませんでしたが

 

 

その後、新採用者が決まる度に

フロー表に基づいて

 

業務の担当や引継ぎの

計画を立てることに

大いに役立っています。

 

 

もちろん

新採用時のOJT基礎にも❣

 

 

少し話がそれてしまいましたが

業務フロー表を元にして

 

作業の流れに伴う資料の作成や

準備の方法なども分かる様に

マニュアルが作成されています❣

 

 

 

 

業務フロー表に沿って

 

◆必要書類のボックスがまとまり

◆ボックスへの表記

◆収納する場所

 

も、明確に決まる訳です

 

 

 

業務フロー表は

作るまでは腰が重いですが

 

作成してしまえば

運用しながらブラッシュアップも

可能なので

 

ぜひ作成して頂きたいです

 

 

もちろんお手伝い致しますので

ご相談下さいね

 

 

 

 

 

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