非効率の温床になっている『引出し』は要らない‼

1942pocket

 

収納用の『引き出し』が

上手く活用できないと

 

書類の整理が難しくなります。

 

 

必要な書類を見つけるのに

返って手間が掛かる‼

 

なんてことが起こってしまうんです。

 

今日は、そんなお話しです。

 

 

 

引出しの数（段数）が多いと

書類の整理が難しくなるんです。

 

 

どこに何が入っているのかを

把握し難くなるので

探しモノが煩（わずら）わしく

なるからです。

 

 

 

引出しの数（段数）が多いという事は

中に入っている書類も多くなります。

 

と言うことは。。。

必要な書類を見つけ出すのに

時間がかかるという事です。

 

 

特に急いでいる時や

緊急の書類を探している時には

ストレスを感じる事になります。

 

 

 

社内で共有のルールを作ったり

共有する時間が持てない状況だと

 

ーーーーー

・担当者のルールになっている

 

・最終、社長さんのところに全てが集約される

ーーーーー

と言うことが起こる訳です。

 

 

つまり。。。

 

 

社長さんのデスクに

山積み（集約）されるという事です。

 

 

社長さんご自身も

なかなか手が付けられないため

 

お客様の個人情報など

重要な書類は紛失が心配です⚠

 

 

そこで・・・

『一時避難所』として用いられるのが

 

 

このタイプの引出しです。

 

 

 

 

引出し1段の高さが低く

段数が多いので

 

紛失防止の『一時避難所』には

もってこいなのです。

 

 

『取りあえず』というヤツです

 

 

ココを探せば良い❣

 

安心の担保であり

社長さんの自助努力です

 

 

ある意味正解です。

 

 

 

しかし

おススメできる方法ではありません

 

 

 

実は、この管理が

時間の無駄使いな状況だからです。

 

 

 

実際。。。

いざ探そうとして

 

 

「アレ？。。。

確かこの辺に入れたと思ったけど・・・

 

いや、ココにしか無いはず‼」と

 

 

 

目当ての場所に入っていなかった時

 

全ての引出しを

順番に開けて探す。。。

 

ということが起こる訳です

 

 

 

・・・こうしたパターンは

このタイプの引出しが

 

1台では無く３～4台

置いていらっしゃる事が多く

 

 

書類の捜索となると

冗談では無くて本当に大変なのです。

 

 

 

 

 

実際、デスクの周りに3台の

『安心引出し』に

重要書類を保管していらした

 

社長さんのお困り事として

ご相談頂き改善致した事例です。

 

 

 

「1案件1段の引出し」にしておきたい

（各１～2枚の書類ですが）

となると段数が必要になる訳です。

 

 

そもそも

そこが『指定席』では無く

『一時避難所』として利用のため

 

 

引出しへのラベリングなど無い訳で

社長さんの記憶頼り。

 

 

入れた直後は覚えているものの

様々な案件で頭が一杯な現実の前では

 

引出しの存在が安心となり

詳細の記憶は忘却の彼方です。

 

 

で、必要になったら

探しまくる。。。

 

恐ろしい程に非効率な現状

だった訳です。

 

 

 

 

そこで

このタイプの引出し管理は

スパッと辞めて頂きました

 

 

 

業務の流れ（段階）に沿って

書類の保管も流れる様な保管方法に

切り替えて頂きました。

 

 

 

これで社長さんのデスクに

集約される事は無くなり

 

『安心』では無く『迷路』になっていた

引出しは不要になり

 

思い切って処分されました。

 

 

デスク周りに

広々とした空間を手にされ

「僕の周りって

こんなに広かったんですねぇ」と

 

 

 

 

 

 

 

 

 

今回の書類保管の改善を通して

 

スタッフさん達との

コミュニケーションも

これまでよりも取り易くなり

 

スタッフさんからも

使いながら「改善アイディア」が

出される様になっているとの事でした

 

 

 

 

会社の書類整理は

使い易くなるだけでは無く

 

取組み方によっては

色々な副産物が生まれるんですよね

 

 

 

 

片付け効果は

整った先にあります