書類整理で迷わない“お印”案

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毎日増え続ける書類の管理。。。

大変ですよねぇ。

 

もし、配布された資料に

「お印」があれば

書類整理で迷うことが

大幅に減るんです。

 

今日は、そんなお話です。

 

 

 

「営業報告書」「取引先からの見積書」

「社内通知」など様々な書類が

毎日追加されます。

 

 

気づけば。。。

「コレ本当に必要？」と

判断に迷うものが増えてしまいます。

 

 

で。。。

「いつか必要になるかも…」

「捨てたら怒られるかも…」と

不安になり

 

 

結局。。。

「取り合えずしまっておこう」と

なっている事が多いです

 

 

そんな迷い悩む時間を

なくすためにも

配布書類に「廃棄可能」と

添えてあると良いですね

 

 

受け取った側が

「どのタイミングで処分できる❣」

「○○までは保管が必要なんだ❣」と

直ぐに判断ができるので

 

書類整理の度に

迷うことが無くなります。

 

 

社内の指示書や会議資料などに

「廃棄可能」「保管期限〇〇まで」などと

記されていれば

 

受け取った人も

無期限で持ち続ける必要は

なくなる訳です。

 

 

書類整理が進むメリット

「廃棄可」や「保管期限」を記することで

受け取る側の判断の手間が

省けるだけでなく

 

社内全体で不要な書類が減り

保管場所も

スッキリするんですよね

 

 

 

小規模経営者におすすめの整理のヒント

 

 

1．期限を記する

配布する資料に

「〇〇日まで保管必要」

「○○日には廃棄可能」といった

 

期限を明示できれば

 

「期限が過ぎたら処分していい」と

明確に理解できるので

無用な保管を避けられます。

 

 

記載が難しい場合は

渡す時に口頭で伝えるという

という方法でも。

 

 

２．定期的に見直すタイミングを作る

書類整理を毎日続けるのは

理想的ですが大変です。

 

そこで

毎月末に一度ファイルを

見直す日を設ける

 

など定期的に書類の状態を

チェックする時間を

作るのも効果的です。

 

不要な書類を処分できる習慣がつくと

心の負担も大きく減るんです

 

 

３．「要／不要」を即決できる基準を作る

たとえば。。。

3カ月以上参照していない資料は

廃棄候補にする

▶ボックスを設けてソコへ移動するなど

 

すぐに判断できる基準があることで

「いつか必要かも…」と

悩ましい迷いが減ります。

 

 

 

 

こうした方法で

書類整理が進むと

デスク周りがスッキリし

心も軽くなります。

 

 

小さな工夫で

書類管理が楽になるので

 

「○○には廃棄可」

「○○まで保管」といった

 

記のアイデアを

取り入れてみてくださいね

 

 

 

 

 

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片付け効果は

整った先にあります